Gestión y análisis sencillo de comisiones bancarias en SAP ERP

Cuando hablamos de la gestión de comisiones bancarias, a menudo nos encontramos con que los clientes se enfrentan al problema de que SAP no cuenta con ninguna funcionalidad estándar. Por este motivo resulta difícil controlar y comparar las comisiones bancarias cobradas por los bancos y que vienen reflejadas en el extracto bancario. En la mayoría de los casos, las comisiones bancarias se contabilizan manualmente, por lo que la carga de trabajo manual es considerable y pueden aparecer errores de contabilización, como por ejemplo, una asignación errónea del centro de coste.

Para dar una solución a esta problemática ConVista cuenta, en su ConVista Treasury Suite, con una funcionalidad para el entorno SAP que mejora los procesos de gestión de caja relativos a las comisiones.  ConVista Treasury Suite proporciona funcionalidades para definir, calcular y contabilizar automáticamente las comisiones bancarias. En definitiva, ayuda a los tesoreros a simplificar y automatizar las contabilizaciones de comisiones bancarias.

La solución en detalle

La funcionalidad de gestión de comisiones bancarias permite la definición de tipos de comisiones según servicios, como por ejemplo las comisiones pagadas periódicamente por el mantenimiento de la cuenta bancaria o las tarjetas de crédito. También  permite la definición de tipos de comisiones según operaciones,  como las comisiones por cobros o pagos iniciadas desde el programa de pago estándar de SAP o en base a los movimientos del extracto bancario.

La gestión de las comisiones se lleva a cabo mediante una pantalla única e intuitiva. La visualización jerárquica de las cuentas bancarias (entidad bancaria, sociedad, cuenta bancaria) permite un mantenimiento sencillo de las condiciones bancarias a nivel de entidad o la definición de condiciones específicas a nivel de sociedad o cuenta bancaria.

Las comisiones bancarias pueden calcularse como cantidades fijas, porcentajes (con una cantidad mínima y máxima) o comisiones variables (escalas).

Todos los cambios en las condiciones de las comisiones cuentan con una gestión de versiones completa, para permitir controles de cambios y auditoría.

El cálculo y la contabilización de las comisiones bancarias se pueden realizar manualmente por el usuario o automáticamente mediante una tarea planificada periódicamente. La determinación de cuentas contables e imputaciones analíticas, como los centros de coste a los que se imputan los gastos de comisiones, se realiza de forma automática, evitando así errores por parte de los usuarios y proporcionando mayor calidad al proceso de contabilización, garantizando un reporting correcto de las comisiones bancarias.

El reporting de comisiones proporciona listas simples en formato ALV para mostrar un resumen de las cuentas bancarias, asignación de tipos de comisiones a las cuentas y las comisiones contabilizadas por cada cuenta bancaria.

El uso de herramientas adicionales, como SAP Business Objects, permite a los tesoreros realizar un análisis más elaborado. Por ejemplo, calcular el coste total de comisiones por banco o la media del coste de comisiones por transacción.

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ConVista Treasury Suite – Excelencia en la Tesorería dentro de su entorno SAP

Ha sido una constante en las compañías evaluar TMS externos a la hora de decidirse por el software ideal para gestionar y optimizar los procesos de Tesorería, amparándose en los “gaps” del propio ERP. Pues bien, afortunadamente eso forma parte del pasado.

Desde el propio SAP, con el componente de integración inalcanzable para softwares externos, ya podemos conseguir la excelencia en los procesos de Tesorería gracias a la solución ConVista Treasury Suite, que responde a los desafíos diarios a los que se enfrenta el área de Tesorería en su día a día.

Desde ConVista Consulting, llevamos muchos años trabajando con los responsables de Tesorería, afrontando sus necesidades y requerimientos como si fueran nuestros. Esto nos ha permitido desarrollar, dentro de SAP, un conjunto de soluciones de Tesorería que cubren funcionalidades no incluidas en la entrega global del ERP. Es así como nació ConVista Treasury Suite, una solución que sólo en España es utilizada por muchas organizaciones, y que ha sido clave a la hora de descartar un TMS externo y optar por incluir esa gestión en el propio entorno SAP, con las ventajas de integración y efectividad que eso supone.

ConVista Treasury Suite, es una solución flexible, ágil y fácil de usar, integrada dentro de SAP y con una arquitectura robusta, que permite reducir el tiempo dedicado a las tareas más pesadas, gracias a la automatización, simplificación y agilidad en los procesos de Tesorería operativa.

Ayudamos con nuestra solución a definir un modelo de Tesorería operativa dentro de SAP inalcanzable con la simple utilización del paquete estándar. Con esto permitimos la optimización de los procesos bancarios y de contabilidad, el análisis, seguimiento y control de toda la operativa bancaria, la automatización y reducción de tareas sin valor añadido, así como el incremento de la productividad en el área de Tesorería y la visibilidad de movimientos de cuentas, disponiendo de una posición y previsión global y detallada de cada entidad.

¿Qué áreas de Tesorería abarca nuestra ConVista Treasury Suite?

ConVista Treasury Suite contiene funcionalidades ampliadas que optimizan los procesos de Tesorería en las siguientes áreas:

COMUNICACIÓN BANCARIA

La solución de Comunicación Bancaria permite el tratamiento de ficheros electrónicos generados por aplicativos externos no-SAP o SAP e interpretación de mensajes de la red bancaria SWIFT.

Características:

  • Integración de ficheros externos de pagos dentro de SAP BCM
  • Procesamiento de ficheros de estatus de pago (ACK, PAIN)

Ventajas:

  • Armonizar los procesos para pagos SAP y no SAP
  • Integración de todos los ficheros de pagos dentro del monitor de SAP BCM

 

MONITOR DE EXTRACTOS

Permite la recepción y carga automática de los extractos electrónicos sujetos a cualquier norma bancaria que se pueda tratar en el estándar de SAP, ya sean internacionales o locales de cada país, y que se reciben diariamente a través de una red bancaria tipo SWIFT, EDITRAN o similar.

Características:

  • Proceso de carga masivo completamente automatizado con división y pre-validación de ficheros
  • Extracto manual vía fichero Excel
  • Monitor de carga

Ventajas:

  • Carga automática del extracto bancario
  • Monitorización mejorada de la carga del extracto bancario

 

CONCILIACIÓN BANCARIA

Con esta fuuncionalidad, automatizamos la conciliación bancaria dentro de SAP, dando respuesta a un “gap” histórico del ERP, asegurando un proceso de conciliación ágil, rápido y flexible.

Características:

  • Conciliación manual y automática de cuentas bancarias o cualquier cuenta con gestión de partidas abiertas
  • Conciliación de movimientos de extracto bancario con facturas (cash application)
  • Cuadro de mandos para la conciliación fácil e intuitivo
  • Reglas de conciliación flexibles

Ventajas:

  • Altos ratios de conciliación automática
  • Reducción del trabajo manual

 

GESTIÓN DE COMISIONES

ConVista Treasury Suite, incluye un control bancario para la gestión, cálculo y contabilización de las comisiones bancarias por adelantado, ya que anticipa el cálculo de esas comisiones en base a las operaciones de pago generadas en nuestro ERP.

Características:

  • Definición de tipos de comisiones bancarias por servicios y transacciones
  • Cálculo y contabilización automática de las comisiones bancarias
  • Gestión de la cuenta bancaria

Ventajas:

  • Automatización del cálculo, contabilización y conciliación de las comisiones
  • Identificación acelerada de las discrepancias en las comisiones

 

FINANCIACIÓN E INVERSIÓN

Esta funcionalidad  aporta un gran valor añadido en la gestión automatizada de las pólizas de crédito y la ampliación de las operaciones espejo en préstamos entre empresas del grupo.

Características:

  • Sincronización de las transacciones espejo en los préstamos entre empresas
  • Integración de las pólizas de crédito entre SAP TRM y SAP FI

Ventajas:

  • Agilizar y simplificar la integración de los productos financieros en SAP TRM

 

En definitiva, ConVista Treasury Suite supone una solución flexible, ágil y fácil de usar, que está completamente integrada dentro de SAP. Permite la automatización de los procesos de Tesorería Operativa y proporciona información de calidad y fiable para la toma de decisiones.

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ConVista Treasury Suite – Parte II

Por Adolfo Ortega, Consultant en ConVista Spain

ConVista Treasury Suite
 
Siguiendo en la línea del post anterior, vamos a pasar a detallar el resto de funcionalidades de la solución de tesorería operativaConVista Treasury Suite.
 
Control bancario 
Gestión de comisiones bancarias – ConVista Fees Management Solution:
Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba la gestión, cálculo y contabilización de las comisiones bancarias. Esta funcionalidad permite gestionar y conciliar las comisiones generadas por las aperturas de las cuentas bancarias en las entidades bancarias. 
 
Esta funcionalidad posee las siguientes características:
  • Incluir e indicar las condiciones de las diferentes comisiones
  • Asignación de comisiones a entidades y cuentas bancarias
  • Gestión de informes, como: Relación Banco – Empresa de comisiones cargadas e Histórico de comisiones, por importes y fechas, así como los importes registrados en dichas comisiones

 

Comunicación bancaria
ConVista External Payment Interface: 
Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba el tratamiento de ficheros electrónicos generados por aplicativos externos no-SAP, tratamiento que no está cubierto por el estándar de SAP en todas sus versiones, motivo por el cual se ha desarrollado una herramienta de integración en el módulo SAP BCM de las remesas electrónicas externas, habilitando la posibilidad de que éstas se incorporen al flujo de aprobación y sean objeto de seguimiento desde el monitor de pagos estándar.
 
Las remesas electrónicas tratadas por la interfaz contable serán objeto de tratamiento por esta solución para su integración en SAP BCM.
 
ConVista BCM Agent: 
Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba la comunicación entre SAP – SWIFT y el agente de envío y recepción que provee el Service Bureau. El envío y recepción de comunicaciones se suele materializar a través de la movilización de ficheros electrónicos de pago (bajo formatos SEPA, MT101, etc.) y de extractos (N43, MT940) entre un directorio de carpetas vinculado a SAP y otro directorio vinculado al Service Bureau. Esta comunicación suele materializarse a través de los denominados “middleware” (SAP PI) o a través de desarrollo ABAP, en ningún caso está cubierta por el estándar de SAP, motivo por el cual se ha desarrollado en los últimos años esta funcionalidad, facilitando la gestión de envío y recepción de estos ficheros entre ambos directorios.
 
ConVista Acks Integration: 
Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba la interpretación de los dos mensajes que la red bancaria SWIFT envía y que permiten al tesorero confirmar, en primera instancia, si la remesa electrónica comunicada ha sido correctamente recibida por la red bancaria SWIFT y, en segunda instancia, si la remesa ha sido entregada de forma satisfactoria a la entidad bancaria. Estos mensajes síncronos, en el marco de comunicación bancaria, son los denominados “Acknowledges” (Acks) generados por parte de la red bancaria SWIFT y por parte de la entidad bancaria. Esta interpretación de mensajes no está cubierta por el estándar de SAP, motivo por el cual se ha desarrollado esta herramienta de interpretación del contenido de estos mensajes, integrándolos con el monitor de seguimiento de pagos.
 
Financiación e Inversión
Gestión de Pólizas de Crédito: 
Sincronización automática entre los módulos de SAP FI y SAP FSCM-TRM para el traspaso de disposiciones de las pólizas de crédito del módulo financiero al módulo detesorería extendida. Esta funcionalidad posee las siguientes características:
  • Generación automática de las posiciones del flujo de caja
  • Liquidación de intereses
  • Cálculo automático de comisiones: de disponibilidad, no disponibilidad, excedido, etc.

 

Ampliación de las operaciones espejo en préstamos entre empresas del grupo: Ampliación dentro de la funcionalidad estándar de las operaciones espejo para la clase de producto de préstamos entre sociedades del grupo, dentro del módulo de SAP FSCM-TRM, con el fin de recoger todas las modificaciones realizadas y disponer de ellas de forma sincronizada.
 
Convista Treasury Suite, desde el punto de vista tecnológico, resulta una solución flexible, ágil y fácil de usar, completamente integrada dentro de SAP y con una arquitectura robusta, permitiendo reducir el tiempo dedicado a las tareas más pesadas, gracias a las funciones avanzadas de automatización, simplificación y agilidad en los procesos dentro de la tesorería operativa de los clientes.
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ConVista Treasury Suite – Parte I

Por Adolfo Ortega, Consultant en ConVista Spain

ConVista Treasury Suite
La experiencia nos ha demostrado las limitaciones de los procesos estándar de SAP en ciertas partes de la tesorería operativa de las empresas, como por ejemplo: la información mostrada durante la carga del extracto, la exactitud del dato almacenado en los campos objeto de agrupación, la conciliación bancaria, la gestión de las comisiones bancarias, la sincronización de las pólizas de crédito o el tratamiento de las operaciones espejo. Por este motivo ConVista ha desarrollado una alternativa para el proceso completo de la tesorería operativa: ConVista Treasury Suite.
 
La solución ConVista Treasury Suite es un conjunto de desarrollos en el área de tesorería que mejoran las funcionalidades estándar de SAP ECC, fruto de nuestras experiencias en proyectos similares y que ConVista pone a disposición de sus clientes sin coste adicional.
 
Esta solución permite disponer de una información de calidad y fiable que facilite la toma de decisiones y evite riesgos. La definición de un modelo de conciliación permite la optimización de los procesos bancarios y de contabilidad, el análisis, seguimiento y control de toda la operativa bancaria, la automatización y reducción de tareas sin valor, el incremento de la productividad en el área de tesorería y la visibilidad detallada de los movimientos de cuentas para disponer de una previsión y posición detallada de cada entidad.
 
El principal objetivo de la implantación de esta solución basada en SAP, dentro de la tesorería operativa, es cubrir todos los requerimientos del proceso de tesorería en los que el estándar de SAPpresenta alguna deficiencia.
 
ConVista Treasury Suite presenta funcionalidades ampliadas en las siguientes áreas:
  • Recepción y carga automática de los extractos electrónicos
  • Conciliación bancaria automatizada
  • Control bancario
  • Comunicación bancaria
  • Financiación e Inversión


Recepción y carga automática de los extractos electrónicos – ConVista EBS Solution:

Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba la automatización del proceso de recepción y carga de los extractos electrónicos, sujetos a la norma bancaria CSB43 y / o a otras normas locales de cada país, que de forma diaria son recibidas a través de una red bancaria, tipo SWIFT o EDITRAN. 
 
Esta funcionalidad posee las siguientes características:
  • Enrutamiento de los ficheros para su correcto almacenamiento en diferentes carpetas, en función del resultado de la carga (procesado, pendiente, erróneo).
  • Proceso de carga automatizada de los diferentes extractos electrónicos que serán etiquetados según su procesamiento: Procesamiento correcto e incorrecto del extracto.
  • Ampliación de validaciones de los ficheros antes de integrarlos en el sistema (control de fechas, control de saldo inicial y final, control de pérdida de movimientos, control de nuevos conceptos propios de la entidad financiera,…).
  • Monitorización de los estados de los ficheros procesados en SAP para conocer sus estatus.
  • Posibilidad de notificación mediante correos electrónicos a los usuarios designados.
  • Envío de log técnico a los usuarios clave del departamento de IT con el detalle de errores que se hayan producido durante la carga (cuentas contables bloqueadas, pendientes de configuración, no actualización de operaciones externas, etc.)

Esta solución se incorporará en el Monitor de Estados de Extractos, en combinación con el Monitor de Extractos de SAP BCM, el cual permite conocer con exactitud la situación de cada una de las cargas de extractos.

 
Conciliación bancaria automatizada – ConVista Reconciliation Engine Solution:
Dentro del alcance de esta funcionalidad se engloba la conciliación de las operaciones bancarias y la conciliación entre apuntes y movimientos bancarios registrados en una cuenta transitoria de banco, que permitirá asegurar un proceso de conciliación ágil y automático. 
 
Esta funcionalidad posee las siguientes características:

 

  • Motor flexible para la definición de las reglas de coincidencia: aparte de fechas e importes, permite la definición de coincidencias entre contenidos de campos.
  • Las reglas de conciliación se pueden definir dependiendo de la sociedad
  • Agrupación y visualización de apuntes y movimientos en listas separadas
  • Posibilidad de conciliación manual, semiautomática y automática.
  • Creación de una propuesta para la conciliación automática que puede ser revisada y modificada por el usuario
  • Aprovechamiento de las sinergias de las entidades financieras

En el próximo post seguiremos hablando del resto de funcionalidades de la solución ConVista Treasury Suite.

 

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