Innovación en los procesos de cobros y pagos con SAP FS-CD

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Como ya hemos comentado en alguna ocasión el módulo de SAP Collections & Disbursements (SAP FS-CD) ofrece la posibilidad de gestionar los procesos de cobros y pagos de un modo eficiente, preciso y sencillo, a la vez que proporciona una mayor eficacia gracias a la automatización en la emisión de cargos y en el seguimiento periódico de los procesos de reclamación. Además, permite una gestión centralizada del flujo de caja y un alto grado de automatización de los procesos para minimizar la intervención manual y así reducir los costes operativos y administrativos.

Sin embargo en los últimos años este módulo ha ido incorporando numerosas novedades fruto de la puesta en marcha de ciertas regulaciones, así como de la aparición de algunas tendencias e innovaciones tecnológicas.

La adopción obligatoria de la normativa SEPA en 2014 supuso la introducción de la funcionalidad SEPA en el standard de SAP, evitando desarrollos adicionales y servicios de conversión que conllevan un mayor coste.

Gracias a nuestra experiencia en numerosos proyectos, hemos desarrollado un Modelo de Pagos ConVista que incluye más de 150 procesos. A través del uso de procesos estándar logramos reducir el tiempo y esfuerzo de implantación y aumentar la transparencia mediante una documentación clara y precisa.

En este entorno cobran también importancia el uso cada vez más extendido de formas de pago como Paypal, que logran agilizar los procesos de pago y mejorar el servicio al cliente. La digitalización de las facturas en papel está dando paso a formatos electrónicos como los códigos QR, que permiten agilizar los procesos de pago, ahorrar coste en papel y envío y aumentar la automatización de los procesos.

La creciente competencia y los rápidos avances tecnológicos hacen que surjan nuevas oportunidades de negocio y nuevas vías de posicionamiento en el mercado. Con SAP Hybris Billing se pueden crear procesos de facturación adaptados a las necesidades de cada cliente, aumentando la automatización de la gestión y la transparencia respecto a los estados de cuenta.

Por último, mediante la tecnología SAP HANA podemos acceder a información en tiempo real sobre los indicadores de pago más importantes (gestión de reclamaciones, derecho de compensación…), a través de los datos maestros y las transacciones existentes en SAP FS-CD.

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El cuaderno 58 dejará de ser válido en febrero de 2016

 

Aquellas empresas que todavía estén usando el cuaderno 58 para sus anticipos de créditos comerciales, deben saber que este formato debe ser migrado a formato SEPA Direct Debit en sus esquemas CORE o B2B. A partir del 1 de febrero de 2016 el cuaderno 58 dejará de ser válido, si bien algunos bancos dejarán de aceptarlo con anterioridad.
 
El cuaderno 58 fue considerado en su momento producto nicho y muchas empresas decidieron continuar con este formato mientras la moratoria estuviera vigente.
 
A pocos meses para que expire este plazo, el sistema SAP debe adaptarse para utilizar el formato SEPA DD y habilitar los programas que permiten las contabilizaciones del efecto.


Si estás interesado en obtener más información sobre este tema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Webinar: Comunicación bancaria en el marco de SEPA

SEPA

 

Dentro de apenas un año, SEPA será una realidad y las empresas no tendrán más remedio que adaptarse a la nueva regulación. ¿Cómo hacer frente a los retos planteados por SEPA?   SAP propone una serie de funcionalidades para analizar y replantear los procesos tesoreros de una empresa.
Con el fin de explicar esta serie de funcionalidades, ConVista presentará un Webinar en el que abordaremos la solución de comunicación bancaria de SAP en el marco de SEPA. Este Webinar tendrá lugar el próximo 20 de Marzo a las 16:00 h.
Describiremos las principales funcionalidades que incorpora este producto de SAP dentro del marco de la tesorería corporativa y cómo estas funcionalidades cubren necesidades propias de los departamentos de pagos, optimizando la comunicación de entrada y salida con los bancos y confiriendo un mayor nivel de seguridad en las transacciones de pago. Adicionalmente analizaremos las ventajas de acometer la implantación de esta solución dentro del proyecto SEPA.
La agenda del Webinar se divide en:
    • Funcionalidades de la solución (Monitor de extractos, de pagos, Workflow o cadena de aprobación)
    • Herramientas del entorno SAP necesarias para abordar la solución Bank Communication Management
    • Integración con el paquete SWIFT
    • Abordar el despliegue de esta solución dentro del proyecto SEPA
Si estás interesado en asistir al Webninar, puedes realizar la inscripción a través del siguiente enlace
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La cuenta atrás para SEPA

Por José Martínez – Consultor en ConVista Spain
SEPA es una realidad que tendrá su puesta de largo el próximo 1 de Febrero del 2014. Las empresas que a día de hoy ni siquiera se hayan planteado comprar el vestido que deberán lucir ese día quedarán fuera del baile.
Durante los últimos años cabía la posibilidad de plantear la migración a SEPA de modo reflexivo, suponía una oportunidad estratégica para analizar el mapa bancario de cada compañía con el objetivo de racionalizarlo. Aunque todavía no es descartable esta reflexión, los plazos se han acortado y a día de hoy esta adaptación regulatoria debe afrontarse sin más dilación, convirtiendo el carácter estratégico de este proyecto en meramente regulatorio.
No obstante el carácter regulatorio, no debe llevarnos al engaño de que solo compete al departamento de sistemas, SEPA no se trata de una mera conversión de formatos. Afecta a todos los departamentos de una compañía, desde el departamento comercial con la gestión de terceros y “mandatos” hasta el departamento de tesorería, con la posibilidad de centralizar pagos.
SEPA
Además, esta regulación supone una serie de oportunidades para todas las compañías, cierto es, que éstas son mayores conforme mayor sea la diversificación geográfica y operativa de las mismas.
  • Acortamiento de los plazos de pago y reducción de los costes asociados a los mismos.
  • Ayuda para la conquista de nuevos mercados (marco regulador común reduciendo barreras fiscales y burocráticas en cada país)
  • Homogeneización de precios y de comisiones bancarias (no es una utopía, es una realidad demostrada en países como Francia y Finlandia)
Algunas de estas oportunidades se encuadran dentro del nuevo escenario que ofrecen las metodologías de pago SEPA:

 

1. Transferencias SCT y sus puntos clave:
  • Formato XML: Este formato es vinculante para el intercambio de todas las operaciones de SEPA entre bancos. Sin embargo, los bancos pueden seguir aceptando otros formatos de clientes para la instrucción de los pagos de SEPA bajo ciertas condiciones.
  • Los identificadores únicos permitidos para las transacciones de la cuenta de SEPA son el número internacional de cuenta bancaria (IBAN) y el Banco Código de identificación (BIC). Hasta ahora, la mayoría de los países han utilizado estos identificadores para los pagos transfronterizos.
  • El cambio obligatorio a la información de remesas. En virtud de SEPA, la longitud estándar de esta información es de 140 caracteres, y los bancos están obligados a proporcionar la información en su totalidad en los estados de cuenta.
  • El plazo máximo de ejecución de las transferencias SEPA en un día hábil.
  • Las transferencias SEPA se acreditan en su totalidad sin deducción de los honorarios de la cantidad principal.
  • Extractos electrónicos MT940 o CAMT (el “XML” del MT9040) basados en el mismo lenguaje y estructura que garantizan una conciliación bancaria automática casi perfecta.
2. Adeudos Directos SDD: Esquema Core VS B2B
  • En un proceso de gestión de cobros entre empresas, las partes involucradas tendrán la libertad  de ponerse de acuerdo para utilizar el esquema Core  o el B2B.
  • No es posible utilizar el esquema de B2B en relación con los consumidores o particulares, por razones de protección a los mismos.
  • La diferencia fundamental entre los dos sistemas radica en la finalidad de los pagos. El adeudo directo Core puede ser devuelto por el deudor hasta 8 semanas después de haberse ejecutado el mismo, mientras que el adeudo con arreglo al régimen B2B no es reembolsable por el deudor (en la misma firma del contrato se adhiere a un cláusula de no devolución)
  • Una diferencia fundamental consiste en que la participación en el esquema Core es obligatoria para los bancos de la zona euro, mientras que el B2B es opcional, aunque se prevé que la mayoría de los bancos también ofrezcan el servicio de gestión del B2B.
La siguiente pregunta que está en el aire es: SEPA¿Estamos preparados? Spain is different en todos los sentidos y en lo que respecta a la migración a SEPA no íbamos a cambiar. Nuestro país se ha acogido a las disposiciones transitorias que se demorarán hasta Febrero del 2016 (periodo de transición). Esto se traduce en las siguientes pautas de actuación:
  • Durante estos dos años de transición las compañías podrán continuar realizando sus comunicaciones bancarias de transferencias y adeudos en formato txt. Materializadas a través del cuaderno 34.14 y 19.14 (44 dependiendo del esquema core o b2b).
    • Durante el mismo las compañías podrán continuar enviado el código C.C.C propio y del cliente en los campos habilitados a tal fin en los ficheros de remesas. Las entidades bancarias ofrecerán el servicio de conversión al IBAN
  • Exención de algunos productos nicho como son los anticipos de créditos que se materializarán en los entidades bancarias a adeudos directos.
Más allá del 2014 habrá nuevos retos por afrontar dentro del marco SEPA. No todo termina con la migración, se continuará innovando en la gestión de los pagos por móvil, Smartphone, soluciones específicas de pago para el comercio electrónico (e-payments) y la facturación electrónica.
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SEPA – Un nuevo reto para las empresas (Parte 2)

SEPA

 

Los clientes de SAP tienen la oportunidad con la adopción de SEPA,  de analizar y replantear sus actuales procesos tesoreros, planteando una posición de adaptación al cambio, limitándose a implementar los nuevos requerimientos de SEPA o acometiendo acciones de carácter estratégico, valorando las soluciones predefinidas que ofrece SAPen la  búsqueda de una mayor eficiencia y seguridad en las transacciones financieras. 
SAP propone diferentes soluciones en el entorno SEPA:
  • Paquete SEPA: El paquete SEPA incluye los requerimientos básicos para la adaptación a las funcionalidades básicas y los suministros de los nuevos formatos de datos. La gestión de mandatos permite probar la legitimidad del adeudo directo. El mandato es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor para iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor y  autoriza al banco del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados a cobro por el banco acreedor. Los mandatos SEPA puede estar en formato electrónico y según pequeñas variaciones locales o por deseo de cada empresa, se puede configurar la gestión del mandato según el requerimiento de cada uno.
  • SAP Bank Communication Management (SAP BCM): Optimiza la comunicación con los bancos y refuerza la seguridad en las operaciones de pago.
  • SAP Inhouse Cash (SAP IHC): Posibilita la creación de una compañía de pagos propia, optimizando los flujos de efectivo dentro de la empresa y reduciendo los costes asociados a los pagos.
  • Paquete de integración de SWIFT: Posibilita el uso de las redes de telecomunicaciones de SWIFT, SWIFTNet de manera segura. A través de un único canal de comunicación se pueden integrar 200.000 bancos a nivel mundial. Tanto los mensajes financieros clásicos, como los nuevos mensajes basados en XML  pueden procesarse con esta herramienta.
Por lo tanto, la introducción de SEPAsupone un cambio importante, que ya ha comenzado y que tendrá consecuencias en el futuro. No solo hace referencia a los costes de conversión y a los distintos riesgos, sino que también supone nuevas oportunidades para la optimización y la estandarización de los pagos, con sus correspondientes beneficios económicos.
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SEPA – Un nuevo reto para las empresas (Parte 1)

La introducción de SEPA (Single Euro Payments  Area) trae consigo cambios en los procedimientos de las transacciones de pago europeas.

Los sistemas de pago, así como los procesos de negocio y formatos de datos empleados hasta ahora, serán sustituidos por nuevos métodos y formatos. SEPA tiene como objetivo englobar los 32 países europeos – incluyendo los países de la Eurozona, los países del resto del Espacio Económico Europeo y Suiza – dentro de una zona única de pagos europea, con el fin de gestionar los pagos tanto nacionales como internacionales de manera eficiente y rentable.
Estos cambios asociados a los procesos de pago suponen un gran reto para las empresas. La resolución del Parlamento Europeo del 14.02.2012 establece los requisitos técnicos para las transferencias y los adeudos directos, por lo que los nuevos formatos deben estar implementados antes del 1.02.2014. En numerosas empresas los preparativos ya están en marcha. A pesar de contar con una fecha de aplicación uniforme, se pueden ir configurando los distintos escenarios gradualmente.
SEPA afecta a los principales procesos de negocio de una empresa, lo que se traduce en un aumento de los costes de inversión. Este hecho, proporciona a la empresa sin embargo una oportunidad para la unificación simultánea de sus sistemas, la gestión de datos y el flujo de trabajo. Estos cambios y mejoras en los procesos deben ser realizados de manera conjunta.
¿Qué cambios trae consigo la adopción de SEPA?
  • Extracto de cuenta electrónico: Cambios en el formato de los datos del extracto de cuenta
  • Transferencias: Las transferencias internacionales no se diferenciarán de las nacionales. Transferencia estándar ejecutada en zona SEPA (las cuentas de cargo y de abono están gestionadas por bancos residentes en la zona SEPA), en euros, con un único formato XML, empleando el Código Internacional de Cuenta Bancaria (IBAN) y el Código de Identificación Bancaria (BIC), sin límite de importe, y con realización en tres días máximo. Los gastos bancarios se pagan de forma compartida, por ordenante y beneficiario.
  • Adeudos directos: Recibo domiciliado estándar ejecutado en la zona SEPA (las cuentas de cargo y abono están gestionadas por bancos residentes en la zona SEPA) en euros, con una serie de nuevas reglas legales y funcionales.Junto a los cambios en los procedimientos, la implementación de un número de identificación del acreedor (UCI), la conversión al formato XML  y la utilización de los códigos internacionales IBAN y BIC, es particularmente significativa la implementación de una gestión de mandatos (antigua autorización de domiciliación). El mandato es gestionado por el acreedor, firmado por el deudor y archivado bajo responsabilidad del acreedor.  
  • Pago con tarjeta de crédito: Garantiza la operatividad entre las diferentes tarjetas de crédito y redes existentes en la zona SEPA y refuerzan los aspectos de seguridad en las transacciones. El objetivo se centra en la posibilidad de retirar dinero con nuestra tarjeta de débito desde cualquier cajero automático europeo y pagar desde cualquier terminal con los mismos criterios de seguridad.
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Gestión de pagos y comunicación bancaria: Claves para una gestión optimizada con SAP

 

SEPA, SWIFT, ISO 20022, EBICS y otras iniciativas reguladoras y bancarias en el área del procesamiento y el envío de pagos, están en boca de todos desde hace algún tiempo.
Las compañías que operan en varios países son las primeras interesadas en trabajar con estándares ampliamente aceptados. La consolidación de actividades de gestión de pagos es un reto complejo que varía en función del ámbito en el que la compañía desee desplegar sus escenarios empresariales clave, tales como compensación entre empresas, pagos en nombre de o gestión de cuentas corrientes. SAP In-House Cash (IHC) ofrece una solución flexible, sólida y escalable que cubre íntegramente estas características.
La compensación entre empresas hace referencia al hecho de que los pagos entre filiales de un grupo empresarial se resuelven sin intercambio de efectivo. Las filiales solo necesitan conectar sus sistemas SAP FI al centro de In House Cash para iniciar los pagos de compensación con otras compañías del grupo.
La ruta de pagos es una funcionalidad clave para configurar los pagos en nombre de. En un centro de pagos, siempre que el centro In House Cash recibe un pago a un tercero de fuera del grupo, IHC debe decidir a través de qué interlocutor se configurará el pago. Una vez se ha determinado la ruta, el centro In House Cash envía el pago al sistema SAP FI de la entidad encargada de procesar el pago en el formato correspondiente (SEPA, SWIFT, etc.).

 

Una buena funcionalidad de gestión de cuentas corrientes es esencial para asegurar que todos los créditos y débitos entre compañías sean gestionados de forma apropiada. Las cuentas corrientes de SAP In House Cash trabajan del mismo modo que las cuentas corrientes de un banco; permitiendo disponer de total flexibilidad para definir aquellas condiciones complejas que controlan cómo los intereses, gastos o límites afectan a sus cuentas.
Una comunicación bancaria optimizada:
Tanto si se está pensando en establecer una central de pagos como si no, la centralización de las comunicaciones bancarias es una opción a considerar. El componente clave para lograrlo es SAP Bank Communication Management  (BCM), que puede utilizarse para configurar los workflows de autorización de pagos, conectar pagos y supervisar el status de los pagos y extractos de cuenta.
Utilizando los conectores de Bank Communication Management también se pueden incorporar pagos originados en otros sistemas externos (SAP y no SAP), de modo que SAP BCM se convierte en el punto de aprobación de pagos centralizado para todos los pagos originados en una compañía.
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