Account Payable para optimizar el Working Capital con Celonis

Por Nicolas Fransolet, Senior Manager en ConVista Spain: En muchas ocasiones, se habla del proceso de Account Payable solamente como un centro de coste. Sin embargo, tiene el potencial de impactar directamente en resultados mucho más estratégicos en la compañía, como el Working Capital.

En el artículo “Cómo mejorar el Cash Flow gracias a una herramienta de Execution Management System”, publicado en la revista de AUSAPE (Asociación de Usuarios de SAP España), compartimos los beneficios del proceso de Account Receivable como posible vía de mejora del Working Capital gracias a la implementación de una herramienta del tipo Execution Management System (en adelante, EMS).

En este artículo, descubriremos otro proceso que también nos ayuda a mejorar nuestro indicador: Account Payable monitorizado en Celonis, líder en el ámbito de Process Mining.

Descubra más sobre Account Payable de Celonis

El proceso de Account Payable

En muchas ocasiones, se habla del proceso de Account Payable solamente como un centro de coste. Sin embargo, tiene el potencial de impactar directamente en resultados mucho más estratégicos en la compañía, como el Working Capital.

Con él, podemos no solamente analizar la optimización de costes transaccionales, sino también la calidad de nuestro proceso, optimizando así la rentabilidad o la liquidez según sea necesario, como por ejemplo detectar automáticamente facturas duplicadas o la utilización de descuentos por pronto pago según las condiciones establecidas.

Según el perfil del usuario, disponemos de unas vistas más estratégicas o más operativas, como también ocurre para el proceso de Account Receivable.

A continuación, mostramos un ejemplo de panel estratégico para el CFO donde se muestra información en tiempo real del proceso de Account Payable con los principales indicadores y su evolución en el tiempo:

account payable 1

Si miramos un panel más operativo del equipo de Account Payable, responsable de efectuar el registro de las facturas, tendremos un dashboard para visualizar indicadores y datos más detallados para poder centrarse en las facturas más problemáticas y realizar acciones sobre ellas.

account payable 2

Desde esta misma pantalla, el usuario tendrá acceso a una serie de acciones que le permitirá, entre otras cosas:

  • Alertar mediante avisos internos tanto al proveedor como al departamento interno correspondiente para informar de algún problema o error encontrado, como podrían ser los bloqueos por diferencias de precios o las condiciones de pago.
  • Ejecutar automatizaciones

account payable 3

La automatización nos permite ejecutar acciones individuales o masivas desde nuestro sistema EMS que tienen efectos directos en nuestro ERP (sea SAP, Oracle, etc.) como podría ser la liberación de los bloqueos de pago.

Gracias a la tecnología y el machine learning de la aplicación, podremos disponer de un listado de facturas pendientes de pagar priorizadas no solo por el criterio del responsable de A/P sino también con el de Celonis basándose en la fecha óptima de pago e identificando errores como duplicidad de factura.

Con este set de herramientas y las acciones pertinentes seremos capaces de:

  • Optimizar el uso del descuento por pronto pago
  • Aumentar la productividad del departamento
  • Disminuir errores gracias a unos controles como podría ser la triple verificación
  • Automatizar procesos y tareas
  • Armonización de los términos y métodos de pago
  • Mejorar la calidad/precisión de los datos maestros

Al margen de estas oportunidades sobre el Working Capital, tenemos otros tipos de mejora a nivel de:

  • Productividad (volumen procesado, coste por factura y ratio de “no-touch”) 
  • Reducción de gastos (descuentos, pagos duplicados, penalizaciones)
  • Compliance (Maverick Buying, segregación de funciones, cumplimiento de aprobaciones, detección de fraude)

Nicolas Fransolet

Senior Manager

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