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El rol de Process Mining en la Transformación Digital (Parte I)

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Por Alfred Roig, Managing Partner ConVista Consulting

Muchas de las personas familiarizadas con el concepto de Transformación Digital, habrán leído sobre los 4 pilares sobre los que sustenta:

  •  Experiencia de Cliente
  • Capacitación de los Empleados
  • Eficiencia de los Procesos
  • Nuevas oportunidades en Productos/Servicios

Hoy os quiero hablar del rol que tiene la tecnología Process Mining en la Transformación Digital en relación a la Eficiencia de los Procesos.

La Transformación Digital consiste en el uso de una serie de tecnologías que aplicadas en los 4 pilares anteriores nos permitirán transformar nuestro negocio en aspectos de agilidad, eficiencia e innovación que se convertirán en una mayor ventaja competitiva.

Para poder aplicar tecnologías como RPA (Robotics Process Automation), movilidad en los procesos, reconocimiento óptico aplicado a la carga y procesamiento automático de documentos como facturas o para detectar simplemente dónde mejorar la experiencia de usuario (UX) para mejorar la productividad, necesitamos conocer cómo se ejecutan hoy en día nuestros procesos en nuestra compañía.

El Process Mining es una tecnología que mezcla las posibilidades del BPM (Business Process Management) con los algoritmos de Data Mining consiguiendo la visibilidad y transparencia de los procesos que se ejecutan en nuestros sistemas informáticos, mayoritariamente en nuestro ERP.

Nuestros sistemas ERP como en el caso de SAP, almacenan en bases de datos lo que llamamos “huella digital”, consistente en logs y tablas que contienen información de la ejecución de nuestras transacciones que forman parte de nuestros procesos.

Los algoritmos de Process Mining, son capaces de averiguar a partir de esta huella digital cómo son nuestros procesos y visualizarlos en un formato comprensible como un diagrama de proceso con secuencias de actividades conectadas por flechas que indican la dirección de los flujos.

Las bases de datos de nuestros sistemas ERP son relacionales, formadas por muchas tablas relacionadas entre ellas mediante campos clave. El software de Process Mining, que para este artículo nos hemos basado en Celonis (SAP Process Mining by Celonis), permite extraer de estas tablas la información relevante para poder ejecutar los algoritmos de Process Mining. Esta información, de una forma muy simplificada, se limita a los siguientes campos:

ID del Caso, Actividad, Time Stamp

Es decir, para determinado proceso, buscamos en nuestro ERP qué identificador nos permite determinar un caso en concreto. Por ejemplo, en un Proceso de Compras podría ser el Nº de pedido o más detalladamente el nº de línea de un pedido, en otros procesos como Cuentas a Pagar podría ser el nº de factura o en el Proceso de Producción el nº de orden de fabricación.

Celonis también se encarga de determinar las Actividades que se han producido cuando cambian determinados campos en nuestras tablas, obteniendo así de todo un entramado de tablas relacionales, una tabla más sencilla que denominamos Tabla de Actividades con los campos mencionados anteriormente.

La tecnología de Process Mining, se basa en tres grandes áreas:

  • Descubrimiento (Discovery)
  • Conformidad (Conformance)
  • Mejora continua (Enhancement)

Los algoritmos utilizados en el área de descubrimiento, son los que permiten visualizar el proceso a partir de la Tabla de Actividades. De pronto, con solo proporcionar una serie de tablas que disponemos en nuestro ERP descubrimos de forma transparente y muy rápida cómo son nuestros procesos en realidad.

Celonis permite que unamos a la Tabla de Actividades, todo tipo de atributos mediante tablas relacionadas como haríamos en cualquier base de datos relacional. De esta manera, Celonis se convierte en una herramienta analítica completa donde podemos unir la visualización de los procesos con el análisis multidimensional de la información.

La gran diferencia que tenemos entre Celonis y las herramientas tradicionales de Business Intelligence es la posibilidad de seleccionar tramos de nuestro proceso, secuencias de actividades, filtrar por nº de ejecuciones de una determinada actividad o por tiempos de ejecución.

Mediante todas estas posibilidades de selección, en la fase de descubrimiento podemos identificar nuestros cuellos de botella, las actividades candidatas a automatizar, ver los volúmenes y los distintos caminos que siguen las ejecuciones.

En el Content Store de Celonis, disponemos de muchos análisis predefinidos que nos permitirían una implementación muy rápida de procesos típicos como Purchase to Pay, Order to Cash, Account Payables, Account Receivables, Production, IT Services y muchos más.

Una forma interesante de ver nuestro proceso, es visualizar cada instancia del proceso, es decir ver cada ID de Caso cómo circula por las distintas actividades. Cada instancia se representa mediante un token de color rojo y la visualización nos permite ver dónde se producen cuellos de botella.

En resumen, SAP Process Mining by Celonis se convierte en una herramienta de diagnóstico especialmente útil para acometer cualquier transformación en nuestra empresa puesto que nos da visibilidad de nuestros procesos basada en hechos y no en diagramas teóricos.

En el próximo capítulo mostraremos el área de Conformidad de procesos.

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ConVista, patrocinador de SAP NOW Madrid

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La empresa inteligente es el tema en torno al cual se agrupa la agenda del evento SAP NOW Madrid, que tendrá lugar el próximo jueves 19 de abril.

Haciendo foco en la innovación y en la reinvención de los modelos de negocio, SAP organiza este evento anual en el que tendrán cabida diferentes ponencias agrupadas por temáticas a cargo de los partners de SAP. El evento se celebrará en el Palacio Municipal de Congresos de Madrid.

En esta ocasión ConVista presentará una sesión en el Demo Theater 3 bajo el título: Encienda las luces – Aumente la eficiencia de su negocio con SAP Process Mining by Celonis. La minería de procesos proporciona una transparencia total sobre cómo funcionan realmente los procesos. Celonis Process Mining es una tecnología inteligente de big data que analiza y visualiza cada proceso en su empresa. Revela debilidades, ineficiencias y cuellos de botella, permitiendo que los procesos sean más transparentes, más rápidos y más rentables. Alfred Roig, Managing Partner de ConVista estará a cargo de la sesión.

Además, dentro del Networking Area, estaremos en el stand nº 17 donde le informaremos sobre las soluciones financieras y de tesorería que mejor se adapten a su negocio.

Para más información y para reservarse un tiempo con nosotros en el SAP NOW Madrid puede escribirnos a: info@convista.es

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GDPR: El futuro de la protección de datos

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Las empresas deben tomar medidas para proteger mejor sus datos; si no lo hacen, estarán sujetas a severas sanciones. Hablamos del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR): ¿Cuáles son los beneficios para las empresas? ¿Qué medidas se deben tomar?

Nombres y direcciones de correo electrónico de clientes y partners, registros de enfermedades y antecedentes penales, números de tarjetas de crédito y cuentas, la lista de datos personales almacenados por las empresas es larga. Según una encuesta realizada por Bitkom, los datos personales juegan un papel fundamental en el 40% de las empresas. Una de cada tres analiza específicamente los datos personales para mejorar sus productos, servicios y relaciones con los clientes, y cada vez más aseguradoras, empresas de energía e instituciones financieras están siguiendo esta tendencia.

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Innovando en la gestión de pagos SAP (SEPA Credit Instant Transfer)

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Las transferencias instantáneas son desde finales del 2017 una realidad en nuestro día a día como usuarios particulares de banca. Pero en la actualidad son pocas las empresas que han adaptado sus sistemas para gestionar estos tipos de pagos inmediatos.

Cuando emitimos una transferencia queremos de forma inmediata la confirmación de que esta se ha efectuado y el dinero ha llegado a la cuenta del beneficiario, sin plazos de espera, como si de un traspaso de saldos entre nuestras cuentas bancarias se tratase. Esto es lo que se persigue con esta iniciativa.

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Gestión y análisis sencillo de comisiones bancarias en SAP ERP

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Cuando hablamos de la gestión de comisiones bancarias, a menudo nos encontramos con que los clientes se enfrentan al problema de que SAP no cuenta con ninguna funcionalidad estándar. Por este motivo resulta difícil controlar y comparar las comisiones bancarias cobradas por los bancos y que vienen reflejadas en el extracto bancario. En la mayoría de los casos, las comisiones bancarias se contabilizan manualmente, por lo que la carga de trabajo manual es considerable y pueden aparecer errores de contabilización, como por ejemplo, una asignación errónea del centro de coste.

Para dar una solución a esta problemática ConVista cuenta, en su ConVista Treasury Suite, con una funcionalidad para el entorno SAP que mejora los procesos de gestión de caja relativos a las comisiones.  ConVista Treasury Suite proporciona funcionalidades para definir, calcular y contabilizar automáticamente las comisiones bancarias. En definitiva, ayuda a los tesoreros a simplificar y automatizar las contabilizaciones de comisiones bancarias.

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ConVista Treasury Suite – Excelencia en la Tesorería dentro de su entorno SAP

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Ha sido una constante en las compañías evaluar TMS externos a la hora de decidirse por el software ideal para gestionar y optimizar los procesos de Tesorería, amparándose en los “gaps” del propio ERP. Pues bien, afortunadamente eso forma parte del pasado.

Desde el propio SAP, con el componente de integración inalcanzable para softwares externos, ya podemos conseguir la excelencia en los procesos de Tesorería gracias a la solución ConVista Treasury Suite, que responde a los desafíos diarios a los que se enfrenta el área de Tesorería en su día a día.

Desde ConVista Consulting, llevamos muchos años trabajando con los responsables de Tesorería, afrontando sus necesidades y requerimientos como si fueran nuestros. Esto nos ha permitido desarrollar, dentro de SAP, un conjunto de soluciones de Tesorería que cubren funcionalidades no incluidas en la entrega global del ERP. Es así como nació ConVista Treasury Suite, una solución que sólo en España es utilizada por muchas organizaciones, y que ha sido clave a la hora de descartar un TMS externo y optar por incluir esa gestión en el propio entorno SAP, con las ventajas de integración y efectividad que eso supone.

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Encriptación y firma digital en SAP BCM

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Los últimos ataques a nivel mundial han puesto al descubierto la vulnerabilidad de los sistemas. Su repercusión mediática ha permitido concienciarnos de la necesidad de proteger la información y, en el marco de la tesorería de pagos, de la necesidad de proteger los ficheros que recogen una base de información muy sensible y susceptible de ser sustraída y manipulada. Asegurar dicha información puede realizarse mediante la encriptación y firma digital de los ficheros de pago generados como resultado del proceso de aprobación en SAP BCM.

¿Qué es la encriptación?

La etimología de encriptar nos remite a la expresión inglesa to encrypt, a su vez derivada del vocablo griego enkrýptein (que puede traducirse como “ocultar”). La acción de encriptar consiste en copiar un mensaje utilizando una clave.

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Segurización del modelo de comunicación bancaria en SAP

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La solución de Comunicación Bancaria de SAP BCM es una pieza central del procesamiento de pagos/extractos, lo que conlleva la inclusión de un conjunto de aplicaciones interrelacionadas, dotando de un mayor grado de complejidad al mapa de sistemas de una empresa.

Son varios los factores objeto de análisis en el marco de segurización de un modelo de comunicación. Algunos por ser de aplicación general no dejan de ser menos importantes.

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ConVista y SAP juntos en un infoday sobre SAP S/4 HANA

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El pasado jueves 19 de octubre ConVista Consulting y SAP organizaron un evento conjunto en Ratingen, Alemania, donde presentaron las funcionalidades de la solución SAP S/4 HANA en el ámbito de la Tesorería.

Durante la jornada, a la que asistieron numerosos representantes de empresas de distintos sectores, se expusieron las ventajas que SAP S/4 HANA aporta en la mejora de los procesos de negocio de una compañía, así como las últimas innovaciones surgidas en esta área y las diferentes posibilidades de migración a SAP S/4 HANA.

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ConVista patrocina el evento InsuranceCom Asia

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InsuranceCom es la principal plataforma para la innovación de la industria de seguros en Asia. Supone un punto de encuentro de información e intercambio de experiencias para los tomadores de decisiones, altos ejecutivos y expertos. El evento tendrá lugar en el Hotel Grand Hyatt de Hong Kong los días 6 y 7 de noviembre.

Bajo el lema “asegurar la cuarta Revolución Industrial”, la agenda del evento se centrará en:

  • Estrategias, regulación y barreras en la industria de seguros en Asia
  • Interrupción o evolución en la industria de seguros
  • Aparición de modelos de negocio orientados al consumidor

ConVista, como premium sponsor del evento, estará presente en el área de expositores para informar sobre las soluciones de seguros que mejor se adapten a su negocio.

Para más información pueden consultar el siguiente enlace

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