Reporting de Grupo con S/4HANA

Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain

La consolidación en tiempo real y los datos validados de los estados financieros no tienen por qué quedarse en una visión, pueden hacerse realidad. Al eliminar los largos procesos de carga, análisis y conciliación y al utilizar el Diario Universal como única fuente de datos, se establece el camino hacia la consolidación de los estados financieros.

Desde el punto de vista técnico, la consolidación de los estados financieros se realiza mediante una arquitectura establecida de programas informáticos basada en prototipos fijos. Para determinados períodos de presentación de informes, los datos locales de las filiales se cargan desde los sistemas contables en el módulo de consolidación, lo que provoca una redundancia en los datos de transacción y los datos maestros. Además, estos informes de consolidación solo pueden elaborarse en fechas de presentación de informes predefinidas, por lo que los plazos temporales suelen ser bastante ajustados.

En el entorno actual, en el que se necesitan procesos financieros altamente eficientes, ya no es viable trabajar con tan poca flexibilidad. La nueva solución SAP S/4HANA Group Reporting reúne las mejores funciones de las soluciones de consolidación anteriores, permitiendo ejecutar los cierres de forma más rápida y eficaz.

SAP Group Reporting – la solución de consolidación integrada directamente en S/4HANA

SAP Group Reporting aúna la contabilidad financiera y los procesos de consolidación. Esto le permite acceder directamente a los datos maestros y a los datos de movimientos de S/4HANA para fines de consolidación, así como realizar validaciones y reconciliaciones.

Todos los datos se toman del Diario Universal de SAP S/4HANA, reduciendo la probabilidad de error y el tiempo de ejecución. Por último, pero no por ello menos importante, la presentación de informes del grupo permite el acceso a los datos en tiempo real, lo que abre oportunidades para un cierre continuo.

Los datos financieros clave pueden obtenerse en tiempo real y, si es preciso, consolidarse entre las fechas de presentación de informes, lo que permite gestionar el control del grupo con mayor eficacia.

Podemos ayudarle a aprovechar el potencial de las soluciones de consolidación de última generación de SAP. Al introducir una nueva solución de consolidación, tenemos en cuenta no solo su arquitectura financiera de TI, sino también sus procesos financieros y los requisitos de control específicos.

La introducción de SAP Group Reporting le permite realizar un cambio de paradigma en sus estados financieros consolidados:
• Acceso a los datos en tiempo real
• Cierre continuo. La gestión de datos redundantes se vuelve obsoleta
• Acceso rápido y directo a los datos financieros clave de las filiales para una gestión empresarial eficiente
• Generación de datos consistentes a lo largo del proceso de cierre, gracias al empleo del Diario Universal como única fuente de información
• Reducción del tiempo de cierre, optimizando los procesos de consolidación
• Eliminación de las rutinas de carga intensivas en TI
• Reducción de los procesos de coordinación y análisis que conllevan mucho tiempo
• Estandarización de los procesos financieros para crear transparencia en el proceso de cierre
• Realización de actividades de preconsolidación directamente en la fuente de los datos

Ahorre tiempo a su departamento financiero y evalúe el uso de SAP S/4HANA para la presentación de informes de grupo.

¿Qué soluciones se esconden detrás?

• SAP S/4HANA para el reporting de grupo (on premise o cloud)
• SAP Group Reporting Data Collection (cloud): componente opcional para la entrada de datos de informes basados en formularios (incluyendo mapeo y validación de datos)
• Proceso de transición preconfigurado de SAP EC-CS a SAP S/4HANA
• Integración en el proceso de planificación del grupo con SAP Analytics Cloud (SAC)
• Varias opciones de informes, como Fiori Analysis Reports (S/4HANA embedded Analytics), Analysis for Office o SAC

¿Por qué trabajar con nosotros?

• Expertos en el desarrollo de soluciones de consolidación y en la optimización de los procesos de cierre con más de 25 años de experiencia en el campo de los estados financieros consolidados de grupo e individuales.
• Experiencia basada en las mejores prácticas de proyectos de referencia y una estrecha colaboración con SAP en el desarrollo de nuevos sistemas para la elaboración de informes individuales y de grupo.
• Análisis completo de sus procesos técnicos y de negocio, organización de las áreas involucradas e implementación en el sistema de IT, todo desde un mismo proveedor.

El enfoque de todo el proceso desde la generación de datos hasta la presentación de informes se complementa con nuestra solución CONVISTA ConsPrep.

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SAP S/4 HANA Finance Extension Ledgers: Nuevas posibilidades de informes de gestión y contabilidad predictiva

Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain

Existe una creciente necesidad de elaborar informes financieros en función de diferentes requisitos, ya sean informes legales, de gestión o específicos de cada país. La nueva solución SAP S/4 HANA proporciona acceso a una única fuente fiable (single source of truth), ya que es capaz de ejecutar procesos masivos simplificando la tecnología, gracias a un sistema que elimina las réplicas, conciliaciones y redundancia de los datos.

SAP S/4 HANA Finance es una solución ERP desarrollada para ayudar en los procesos de planificación y contabilidad financiera, donde se pueden registrar todas las transacciones financieras en un libro principal y varios libros de contabilidad paralelos adicionales (libros estándar). Además, existe un nuevo concepto de libro de extensión (extension ledger) que se puede implementar para cumplir con los requisitos de informes de gestión.

¿Qué es un libro de extensión?

A diferencia de los libros estándar (principal o paralelos), el libro de extensión es un libro delta, es decir, que solo los ajustes se contabilizan en el libro de extensión. Como las contabilizaciones delta solo tienen sentido en combinación con las contabilizaciones originales, siempre se debe asignar un libro estándar al libro de extensión como libro de contabilidad subyacente. Cada vez que se realiza el reporting sobre el libro de extensión se accede a los datos del libro subyacente, mostrando los datos de los dos libros conjuntamente.

Ventajas del libro de extensión

• Adaptabilidad: Es una de las principales ventajas en comparación con el libro estándar. Se puede configurar rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de migración de datos, ya que simplemente hereda los registros históricos del libro estándar subyacente.
• Reutilización de informes existentes: Todos los informes que admiten libros de contabilidad también funcionan con libros de extensión. Esto también incluye las nuevas aplicaciones analíticas FIORI y los informes clásicos de GUI de SAP.
• Reducción de datos: El libro de extensión mantiene solo los valores delta y reduce por lo tanto significativamente el volumen de datos.

Además de los beneficios anteriores, es importante resaltar que el libro de extensión no es un reemplazo del libro estándar.

Por otro lado, también cuenta con algunas limitaciones:
• Sin contabilizaciones en cuentas asociadas a proveedores o clientes
• Sin contabilizaciones en cuentas con gestión de partidas abiertas
• Sin integración con la contabilidad de activos fijos
• Pocos procesos automáticos funcionan con el libro de extensión (asignaciones GL)

¿Qué aporta el libro de extensión a los informes de gestión?

Además de preparar los estados financieros para diferentes normas contables (NIIF), los requisitos de los informes de gestión en muchas compañías son bastante complejos. La mayor parte de la información necesaria proviene de libros de contabilidad estándar, pero generalmente es necesario reagrupar, ampliar o refinar los datos. En el pasado, se podría utilizar un libro especial en SAP ERP, un segundo libro paralelo, o simplemente añadir objetos de coste para abordar este tipo de requisitos. Sin embargo, ninguna de estas soluciones es óptima y cada una tiene sus problemas y limitaciones.

Gracias al libro de extensión en S/4 HANA podemos gestionar:
• Ajustes de informes de gestión interna
• Ajustes de entradas tras el cierre de los libros
• Ajustes de empresas matriz (TOS)
• Ajustes para fines fiscales

Simulaciones y contabilidad predictiva con libros de extensión

Además de utilizar un libro de extensión para realizar contabilizaciones financieras reales, existen otros dos tipos de libro de extensión: tipo predictivo y tipo simulación.

El libro de extensión predictivo permite predecir el impacto en la contabilidad financiera de procesos que todavía no tienen un reflejo contable, por ejemplo, en función de los pedidos de compras o ventas.

Con el libro de extensión simulación se pueden realizar simulaciones para el proceso de valoración de moneda extranjera, con el fin de ver el impacto de este proceso en los libros contables antes de realizar una ejecución real.

Conclusión

El nuevo concepto de libro de extensión en SAP S/4 HANA abre nuevas posibilidades para los informes de gestión, las simulaciones financieras y la contabilidad predictiva.

Además, SAP libera cada vez más innovaciones en S/4 HANA Finance basadas en los libros de extensión.

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CNP Partners utiliza la solución de SAP FAM para la implementación de IFRS9

Por Teresa Alcaide, Senior Consultant en CONVISTA Consulting Spain

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¿Por qué el Add-On de IFRS9 de SAP?

Cuándo una empresa usuaria de SAP FAM se plantea cómo implementar la nueva norma de contabilidad IFRS9 puede optar o bien por implementar el Add On de SAP ¨SAP Treasury and Risk Management, Impairment Accounting Extension for Expected Losses¨ o una solución a medida fuera del estándar.

En la decisión se tuvo en cuenta la adecuación de la solución estándar a los requerimientos de negocio, el tiempo disponible para el arranque, planificado para 01.01.2020, y la simplicidad de mantenimiento de cara a futuros up-grades del sistema, por lo que se optó por la implementación de la extensión para pérdidas esperadas de SAP.

El Proyecto

El principal reto del proyecto fue la inmediatez de la fecha de implantación respecto al resto de entidades aseguradoras, debido a la necesidad, por parte de la empresa matriz, de formular cuentas consolidadas bajo IFRS9.

Una de las principales modificaciones de la nueva norma de contabilidad internacional IFRS9, es como inferir el tipo de valoración contable de los activos, que pasa a depender de la naturaleza del activo, el paso o no del test SPPI, que determina si los flujos de efectivo contractuales son únicamente pagos de principal e intereses y del modelo de negocio de la cartera a la que están asignados.

A este respecto se realiza un análisis de las carteras de CNP Partners, para determinar el modelo de negocio de IFRS9 de cada una de ellas y su enlace con la contabilidad local, de manera que las carteras estén correctamente encuadradas en las dos normativas.

El siguiente gran cambio de la norma es la contabilización de las pérdidas esperadas para aquellos títulos que se contabilizan con la opción de valoración con cambio en otro resultado integral y su gestión por etapas de deterioro, dependiendo de la pérdida de calidad crediticia desde su reconocimiento inicial. Una de las claves del éxito del proyecto fue el trabajo conjunto entre usuarios, consultores y empresa matriz, para asegurar que el entendimiento de la información requerida fuese correcto. Al ser una norma nueva, la dedicación de tiempo a reuniones conjuntas para aclarar cualquier atisbo de duda que pudiera surgir y alinear conceptos y criterios ha sido fundamental.

En el caso de CNP Partners, los cálculos de las pérdidas esperadas y la etapa en la que sé encuentra cada activo vienen dados por la empresa matriz. Si bien esto aligera el trabajo de CNP Partners, ya que la extensión contempla esta posibilidad, añade dos procesos adicionales, el envío de la información necesaria al sistema externo para realizar estos cálculos y la recepción y carga de resultados en el sistema SAP, que fueron solventados con la creación de interfaces y establecimiento de procesos.

Cabe destacar que, dada la flexibilidad de la solución tanto par a la contabilización de las variaciones de las perdidas como para los traspasos de etapas, se pudieron alcanzar todos los requerimientos de la empresa matriz.

Al tratarse de un proyecto que afecta de manera global a todos los activos y áreas de valoración, se vio la posibilidad de mejorar procesos que ya estaban implementados como fue la interfaz de cargas de operaciones. Al tener que hacer cambios en la misma para adaptarla a los nuevos requerimientos se incluyeron mejorar como la inclusión de las comisiones de las operaciones de manera automática.

Otro de los aspectos importantes del proyecto ha sido la integración del nuevo ledger contable en FI, esto implicó parametrización adicional a nivel FI para la correcta contabilización del balance contable completo de IFRS9, teniendo en cuenta los ajustes necesarios para la inicialización de la nueva área de valoración.

Finalmente, una vez concluido el proyecto, se puede decir que dentro de la importancia de tener un nuevo GAAP en el sistema, el impacto de los nuevos procesos para el usuario final es mínimo y, tal y como prevé la norma existe una mejora de la información contable teniendo que destacar que CNP Partners es la primera empresa del sector asegurador de España en implementar la extensión para perdidas esperadas de SAP.

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SAP Treasury Risk Management y las novedades de IFRS9

Por Teresa Alcaide, Senior Consultant en CONVISTA Consulting Spain

La contabilidad de las inversiones financieras se ha visto revolucionada en los últimos años en cuanto a normativa internacional se refiere. En 2019 todas las empresas que presentan su contabilidad bajo la normativa contable internacional (IFRS), excepto aquellas del sector seguros, tuvieron que cambiar de la norma IAS39 a la nueva norma IFRS9.

Las novedades de IFRS se pueden clasificar en tres grupos o fases:

  1. Clasificación y Valoración: Nueva clasificación de las inversiones basada en el modelo de negocio y características del activo.
  2. Deterioro: El concepto de pérdidas esperadas por crédito (ECL) sustituye al de pérdidas incurridas.
  3. Cobertura Contable: Cobertura contable y gestión del riesgo y nuevo concepto de Macro Cobertura.

Para dar solución a parte de la nueva normativa, SAP ha creado una extensión del módulo de TRM “TRM: Impairment Accounting Extension for Expected Losses”.

En este artículo centraremos la atención en los cambios relativos a la fase 1 y la fase 2.

Fase 1: Clasificación y valoración

Las novedades en cuanto a clasificación y valoración radican principalmente en dos nuevos conceptos:

1. Modelo de negocio

Existen tres modelos de negocio según los objetivos subyacentes:

  • Mantener los activos financieros para obtener los flujos de efectivo contractuales.
  • Modelo de negocio cuyo objetivo se logra obteniendo flujos de efectivo contractuales y vendiendo activos financieros.
  • Categoría residual, no cumple ni el punto a, ni el b.

2. Características de los flujos de efectivo contractuales del activo financiero

En este aspecto los activos que se quieran contabilizar al coste o con cambios en otro resultado integral deberán demostrar que las condiciones contractuales del activo financiero dan lugar, en fechas específicas, a flujos de efectivo que son únicamente pagos del principal e intereses sobre el importe del principal pendiente. Este es el llamado test SPPI (Solely Payments of Principal and Interest).

Sin perjuicio a lo explicado en los puntos a y b anteriores una entidad puede, en el momento del reconocimiento inicial, designar un activo financiero de forma irrevocable como medido al valor razonable con cambios en resultados si haciéndolo elimina o reduce significativamente una incongruencia de medición o reconocimiento (algunas veces denominada “asimetría contable”) que surgiría en otro caso de la medición de los activos o pasivos o del reconocimiento de las ganancias y pérdidas de los mismos sobre bases diferentes.

Una vez definidos estos conceptos del árbol de decisión para poder determinar cómo se contabiliza un activo financiero se puede tener en cuenta el siguiente árbol de decisión:

FVOCI: Valor Razonable con cambio en otro resultado integral FVPL: Valor Razonable con cambio en la cuenta de resulatdos

FVOCI: Valor Razonable con cambio en otro resultado integral.
FVPL: Valor Razonable con cambio en la cuenta de resultados.

En relación con este aspecto SAP FAM ha incluido en los datos maestros de los títulos de valores la posibilidad de incluir el resultado de SPPI y en la extensión ha incluido una tabla para relacionar la cuenta de valores y/o portafolio con el modelo de negocio.

Fase 2: Provisión. De la perdida incurrida a la perdida esperada

Esta fase de la normativa aplica a aquellos títulos que se midan a coste amortizado o a valor razonable con cambios en otro resultado integral.

A. Contabilización de la pérdida esperada

En relación con esta fase de la nueva norma SAP incluye dos posibilidades en la extensión.

a. Cálculo de las perdidas crediticias con SAP

El sistema ha incorporado la función del cálculo de la pérdida esperada.

Pérdida esperada = PD x LGD x Exposición

PD: La probabilidad de un incumplimiento en un horizonte temporal específico. Es una estimación porcentual de la incapacidad del prestatario para desembolsar los flujos de efectivo contractuales pendientes.

LGD: La pérdida en caso de incumplimiento del prestatario. Se basa en la tasa de recuperación esperada (recovery rate RR) y se expresa como un porcentaje de la exposición (RR = 40%  LGD = 1 – RR = 60%).

En este caso se deberá informar de la PD y de la LGD con un cálculo externo.

b. Cálculo de las perdidas crediticias en un sistema externo

En el caso de que las pérdidas crediticias se calculen en una herramienta externa, el resultado de cálculo se podrá informar directamente para que se tengan en cuenta a la hora de contabilizar la valoración del título.

B. Cambio de Etapa

Según la norma IFRS9 el cambio de cálculo del ECL de 12 meses al cálculo del ECL de toda la vida del título (cambio de Etapas) se hará cuando el cambio en la calidad crediticia sea elevado y siempre y cuando esa calidad crediticia sea baja, sin menospreciar otras evidencias de posible impago del título.

El deterioro significativo del riesgo de crédito es un concepto amplio que debe definirse por las compañías y puede incluir el rating, la valoración y los criterios subjetivos.

Con la extensión de SAP existe un elemento más en la información de las posiciones: la etapa en la cual se encuentra la posición.

La extensión incluye una transacción para poder gestionar el cambio de etapa en el caso de necesitarlo. De tal manera que, las cuentas en las que se contabiliza un título en etapa 1, puedan diferir de las cuentas de un título que esté en etapa 2 de manera automática.

Gestión de Posiciones

De acuerdo con los principios aplicables a la evolución de la calidad crediticia si un título se compra con un nivel de riesgo crediticio bajo y posteriormente se realiza una segunda compra con un riesgo crediticio alto estas posiciones se deberían contabilizar de manera independiente.

Existen diferentes posibilidades para la gestión de las posiciones teniendo en cuenta las premisas anteriormente descritas:

  1. Contabilidad por lotes (1 compra = 1 posición) Fifo / Lifo / HiFo / LowFo / Stock Picking, ….
  2. Compras agrupadas por misma o similar calidad crediticia.
  3. Programas a medida para mantener coste medio.

Experiencia CONVISTA

Concluyendo, la norma es amplia y tiene distintos enfoques posibles, empezando por aquellos títulos cuyo test de SPPI es incierto y requiere de un criterio experto para terminar de valorar si lo pasa o no lo pasa. Los criterios que se establezcan para determinar cuándo ha bajado significativamente su calidad crediticia y terminando con el criterio de gestión de posiciones que quiera seguir la empresa.

Los dos primeros conceptos, test SPPI y decisión de cambio de etapa de provisión, al poder tener un componente subjetivo, son inputs para SAP, pero la gestión de esta información y su contabilización en el sistema con la extensión “Impairment Accounting Extension for Expected Losses” está plenamente abordada.

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El Papel de la Tesorería en la Transformación Digital

Por Joan Manel Guzmán Cañas, Sales Manager en CONVISTA Consulting Spain

Pulsa aquí para descargar el artículo publicado en el Nº65 de la revista AUSAPE

Desde mi ingreso en CONVISTA tuve claro que me incorporaba a una empresa multinacional de reconocido prestigio en el panorama de la consultoría SAP. Y rápidamente confirmé lo que todos saben sobre nosotros, que somos los “especialistas en Tesorería SAP”.

Si bien entendí todo lo que estaba sucediendo desde una perspectiva técnica, descubrí que a medida que pasaba el tiempo, cuando hablaba con los clientes, me resultaba un poco difícil entender cómo utilizaban el sistema SAP dentro de la tesorería.

Investigué un poco y atendí a mis compañeros (los mejores maestros en estos temas) para mejorar mi conocimiento, y poco a poco entendí cómo funcionan los departamentos de Tesorería y Finanzas. Eso fue muy valioso, porque podía ir a los clientes y hablar con ellos sobre los objetivos financieros detrás de sus desafíos técnicos.

Pero esto no va sobre mí, va sobre el tesorero y como SAP puede empoderar esta figura dentro de la Transformación Digital de las empresas. En el pasado, la tesorería corporativa era vista como una rama de la contabilidad. Pero ahora es una entidad en sí misma. Desde CONVISTA y de la mano de las soluciones SAP estamos utilizando la Tesorería como palanca para saltar al nuevo SAP S/4HANA. Existen algunas alternativas como Central Finance o utilizar una Treasury Work Station, que reafirman esta opción.

Tratar de predecir no solo qué nueva tecnología surgirá en la próxima década, sino también el efecto que tendrá en los negocios, la inversión y la regulación es, por naturaleza, un objetivo complicado. Pero, a pesar de la velocidad del cambio, hay algunas mega tendencias claramente emergentes que marcarán el destino en los próximos años. La base de casi todos ellos es quizás la más emocionante y disruptiva de todas las nuevas tecnologías: la inteligencia artificial (IA) y la supercomputación.

La IA, según la mayoría de los expertos, se desarrollará a su propio ritmo, pero también respaldará el desarrollo de muchas otras tecnologías verticales complementarias que dependerán de la velocidad, precisión y capacidad de la inteligencia artificial para aprender y mejorar. Richard Tang, fundador y CEO de ISP Zen Internet, cree que estamos avanzando más allá de la inteligencia ‘artificial’, que vamos hacia algo así como la inteligencia ‘real’, el siguiente nivel de inteligencia artificial.

¿Puede el Tesorero liderar la Transformación Digital?

En el contexto de transformación digital actual, y a medida que la tecnología altera la realidad de las empresas, el departamento financiero en general, así como el CFO y el Tesorero en particular, deben tener una visión estratégica e impulsar dicha transformación.

Si tienes una visión más completa de cómo debería funcionar la tesorería, te das cuenta de que dos de las partes más importantes de la ecuación siguen siendo las personas y el proceso. A veces es fácil para los especialistas en el campo de la tesorería en general, y la implementación de la tecnología en particular, ser de mente estrecha y pensar: “Estamos aquí para establecer un sistema”. Pero la mayor parte del tiempo, se trata de hacer entender lo que el sistema puede hacer por ellos para que lo usen correctamente. Eso significa conocer y saber diseñar el proceso para alentar a los usuarios a aprovechar al máximo el sistema. El Tesorero está en una posición privilegiada para liderar la transformación digital, la automatización, el dato único y en tiempo real, la analítica predictiva y prescriptiva y la toma de decisiones asistida por inteligencia artificial.

En mi experiencia, tiendo a encontrar que cuando muchas empresas quieren establecer un nuevo sistema, básicamente solo intentan que ese sistema se adapte a sus procesos actuales. Y ese no es siempre el mejor camino. Debemos pensar en la foto completa: “¿Por qué estamos haciendo esto?” Porque si estás haciendo algo de la manera incorrecta, y traes un sistema para seguir haciéndolo de la manera incorrecta, todo lo que estás haciendo es automatizar un mal proceso.

Y todo ello, para iniciar un camino hacia la Tesorería Inteligente. O, incluso un paso más allá y perseguir un concepto que David Cano, Director de AFI, comenta en su artículo en ASSET “Cómo convertir a mi empresa en una superestrella”.

En CONVISTA, nos apoyamos en estos principios básicos para alcanzar la Tesorería Inteligente:

  • Automatización de procesos para eliminar procesos manuales y cortes de medios
  • Transparencia e Integridad total de la información, accesible a todos, en cualquier lugar y al momento
  • Conectividad y colaboración. Automatizar la operativa de tesorería y aprovechar la conectividad
  • Reporting mejorado y empoderamiento del usuario con soluciones analíticas como SAP Analytics Cloud

Desde CONVISTA, estamos realizando actualmente las sesiones “Vision Day” en las que analizamos los procesos actuales del departamento de tesorería de nuestros clientes (“As Is”), para ayudarles a definir un nuevo modelo adaptado a los nuevos tiempos y apoyado en la tecnología. Durante estas sesiones, revisamos el departamento de tesorería desde dos perspectivas: proceso y tecnología.

Contáctenos para realizar una sesión y analizar la madurez y posibilidades de su Departamento Financiero y Tesorero.

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Caso de Éxito: Grifols S.A. utiliza la solución SAP In-House Cash para simplificar el netting multilateral de los pagos y cobros entre compañías de grupo

Por Juan de Uña Millán, FI-FSCM Consultant en CONVISTA Consulting Spain

¿Por qué SAP IHC?

En la actualidad, para las grandes empresas consolidadas a nivel internacional, las soluciones estándar a nivel local no aportan el suficiente apalancamiento de los recursos informáticos existentes en los departamentos de TI. El diseño de soluciones centrales al grupo flexibles y extensibles al resto de filiales del mundo hace posible llevar la digitalización de la empresa a un nivel superior. SAP In-House Cash (IHC) ofrece la oportunidad de mover ficha hacia el futuro digital de la empresa global.

La naturaleza de Grifols, siendo una multinacional del sector farmacéutico y químico, líder europeo en plasma sanguíneo y más grande a nivel mundial, hace que, debido a su despliegue de filiales a nivel global, la solución de IHC de SAP sea una pieza clave en la optimización de sus procesos de tesorería con repercusiones económicas de peso en sus resultados financieros.

Este sub-módulo de la tesorería extendida de la solución estándar de SAP (Financial Supply Chain Management) ofrece grandes ventajas a un conglomerado internacional de filiales, tales como:

  • Mejora de la visibilidad de caja
  • Eliminación de costes transaccionales
  • Reducir y agilizar los pagos y cobros internos
  • Mayor control de las transacciones intra-grupo
  • Extensión del ERP de SAP, sin necesidad de interfases y con un coste reducido de servicio
  • Automatización cercana al 100% de la compensación de los extractos bancarios con las partidas abiertas (facturas inter-compañía)

El Proyecto

La principal pregunta que formula una empresa como Grifols, previa a dar con la solución de SAP IHC es ¿cuántos pagos intra-grupo realizamos al cabo del año? y ¿en períodos más reducidos? Descubrió que muchas de sus filiales realizaban pagos y cobros de forma recurrente entre ellas que podían ser objeto de netting y con ello lograr reducción de costes y un disponible mayor en balance, entre otros beneficios.

El diseño del proceso de negocio para el netting de las posiciones intra-grupo fue parte de la implementación de la solución, entregada por el equipo de proyecto de CONVISTA en colaboración con el departamento de TI de Grifols. El proceso tenía como objetivo mejorar la funcionalidad presente dentro del área tesorería.

De cara a la puesta en marcha del nuevo proceso de negocio se necesitó de una realineación de los datos maestros y transaccionales involucrados: compañías como business partners, deudores, proveedores, referencias en facturas de pago y cobro, métodos de pago. Con relación a la transferencia de datos entre los módulos contables (FI) y de tesorería (IHC), se configuró una comunicación para los pagos y extractos bancarios mediante IDOCs (Intermediate Documents) vía ALE, funcionalidad estándar del ERP de SAP.

Siguientes Pasos

Grifols sigue cada año marcando el ritmo en su sector, pero no deja de lado la transformación y evolución digital. Es por ello que la decisión de implantación de la solución de SAP In-House Cash se realiza con conocimiento de su escalabilidad y posibilidades de ampliación futuras, permitiendo integrar en su nuevo proceso a interlocutores externos (Payments on behalf, Collections on behalf) y otras funcionalidades como Cash pooling, Gestión de intereses y Retención de impuestos, apoyándose en las soluciones estándar de SAP dentro del módulo de tesorería extendida y el valor de un partner especialista como CONVISTA.

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Ahora, SAP BCM ya comunica directamente con los bancos

Por Víctor García Higuera, Consultor Senior SAP Finanzas y Tesorería en CONVISTA Consulting Spain

El módulo de comunicación bancaria de SAP, conocido por el acrónimo de BCM, ahora sí, hace honor a su nombre y comunica con los bancos.

Era una de las asignaturas pendientes de SAP, el de establecer una conectividad directa, sin intermediarios, con las entidades bancarias.

La dependencia de un proveedor de mensajería financiera en el despliegue de SAP BCM (SWIFT, Service Bureau, etc.), siempre suponía un hándicap y abría la puerta a otro tipo de modelos de conectividad a través de TMS externos a SAP como Kyriba, Sungards, TIS etc.

Por su parte, SAP disponía de soluciones que habilitaban la conectividad con redes de mensajería europeas como EBICS (de aplicación exclusiva en Alemania, Francia, Austria y Suiza) o facilitaba la integración con el software Autoclient de SWIFT (Alliance Lite2).

En el pasado había intentado erigirse como un agente alternativo a los Service Bureau, a través de la solución FSN (SAP Financial Service Network) pero sin éxito dadas las dependencias de terceros en el marco de SWIFT.

Para cubrir este gap histórico,  y con el objetivo de tener el proceso End to End completamente integrado en el ERP, SAP ha lanzado la herramienta Multi-Bank Connectivity, a raíz de un acuerdo alcanzado con SWIFT el pasado 21 de marzo de 2018  ambos unían fuerzas para llevar la experiencia bancaria a un nivel superior para los tesoreros (enlace a la noticia).S/4HANA

SAP Multi-Bank Connectivity está integrado en el SAP Cloud Platform Integration y el modelo de despliegue en arquitecturas S/4HANA on cloud viene predefinido de forma nativa. En el resto de escenarios requiere de establecer la comunicación a través de herramientas predefinidas y configurables.

SAP Multi-Bank Connectivity tiene como principales ventajas:

  • Visibilidad End to End: Ofrece al tesorero una visibilidad del estado del pago desde el principio hasta el final del proceso. La trazabilidad integrada es la principal característica de la solución de SAP.
  • Automatización: El proceso de intercambio de ficheros y mensajes es totalmente automático e integrado con SAP BCM.
  • Plataforma global bancaria: Se crea una gran “plaza” bancaria a la que se irán añadiendo nuevos bancos.
  • Soporte: El soporte técnico lo proporciona SAP y por supuesto partners especializados en modelos de conectividad bancaria como CONVISTA.
  • Costes: Reducción de costes respecto al resto de alternativas actuales.
  • Simplificación: Se simplifica la arquitectura técnica, teniendo todo integrado en su sistema SAP.
  • Estandarización de formatos: Adaptación e interpretación de distintos esquemas bancarios.

Estas son las principales ventajas que proporciona SAP Multi-Bank Connectivity, pero, consideramos necesario profundizar en alguna de ellas.

Es importante destacar que la plataforma global bancaria que SAP ha creado con esta solución, (a día de hoy aproximadamente unas 60 entidades bancarias integradas) hace que el proceso de conexión de una empresa a una de estas entidades bancarias pueda llevarse a cabo en aproximadamente 1-2 días.

Pero ¿Y si la entidad bancaria con la que trabajamos no está en la red? SAP establecerá la conexión bancaria con esa entidad, pudiendo oscilar el tiempo de despliegue entre 4-8 días si algún cliente de SAP con Multi-Bank Connectivity ya ha conectado previamente con dicha entidad.

En el caso de que sea una entidad totalmente nueva el proceso podría dilatarse entre las 2 y las 4 semanas.

Estas conexiones pueden ser de diferentes naturalezas, a través de SAP Multi-Bank Connectivity podremos establecer la conexión:

  • Host to Host
  • SWIFT Alliance Lite 2
  • EBICS
  • Combinación entre Host to Host, SWIFT Alliance Lite 2 y EBICS

En la solución de SAP Multi-Bank Connectivity los costes a considerar serían:

  • Coste de conexión a la red
  • Coste de uso de la red (número de transacciones enviadas)
  • Costes facturados directamente por SWIFT si este es el modelo de conectividad adoptado

Una vez conectados, la plataforma nos permitirá realizar conversiones de formatos, interpretará distintos mensajes entrantes, que actualizarán en tiempo real el estado de nuestros pagos. Además, simplificará en el marco de seguridad, la encriptación y la firma digital de la información intercambiada.

Estas son ventajas que actualmente requieren de un gran esfuerzo adicional para la configuración y programación, o bien de la adquisición de software de terceros.

Para finalizar, destacar que esta solución está enfocada en la comunicación bancaria, pero el objetivo es que en el futuro puedan darle mucha más versatilidad, habilitando pasarelas de comunicación con las distintas agencias de trading (360T, FX Trading, Reuters, Bloomberg, …) para la contratación directa de productos financieros y su seguimiento a través del Correspondence Framework de TRM.

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Novedades 2019 SEPA SCT: Concepto Ampliado Estructurado

Por Pablo Porras, Consultant del área de Tesorería en CONVISTA Consulting Spain

La llegada de SEPA allá por el 2008 trajo consigo numerosos cambios; tal vez el que más repercusión generó en su momento (migración de la propia norma 34 mediante) fue la reducción de información de concepto en los adeudos SEPA Direct Debit (SEPA DD) pasando de 640 a 140 o la ampliación de los mismos para trasferencias SEPA Credit Transfer (SEPA CT), pasando de 72 caracteres a 140 caracteres.

A finales de este año tendremos cambios en lo que respecta al campo concepto en el marco de las transferencias. El ECP (Consejo Europeo de Pagos), ha admitido una de las peticiones recurrentes que llegaban desde otros países europeos perjudicados por la estandarización de este campo.

El último cambio concedido por la EPC será ampliar la línea de concepto, pero solo en formato estructurado y solo para las transferencias SEPA (SEPA CT).

La nueva modalidad de pagos de transferencias SEPA con Concepto Ampliado Estructurado (SCT ERI[i]) estará disponible a partir del 17 de noviembre de 2019. A los 140 caracteres libres o no estructurados disponibles, hay que añadirle hasta 999 repeticiones de 280 caracteres de información de concepto estructurado.

Para obtener el concepto ampliado, el único requisito indispensable es que las entidades financieras estén adheridas formalmente al ECP para que acepte estas operaciones. Las entidades se pueden adherir como receptoras, o como receptoras y emisoras.

No todas las entidades tienen previsto adherirse, por lo que la decisión de implementar estos cambios en los esquemas SEPA en SAP, debe de realizarse de acuerdo a las entidades bancarias con las que colaboremos. Estas pueden llegar a rechazar ficheros de transferencias SEPA si estas contienen el campo concepto ampliado y los bancos no se han adherido previamente.

Es importante destacar que la opción ERI solo está disponible para transferencias normales, no estando disponible el Concepto ampliado Estructurado en transferencias inmediatas (SCT Inst).

Implementación técnica sobre el esquema ISO 20022 (pain.001.001.03 sct)

La implementación técnica a acometer en SAP de los mensajes ISO 20022 XML para ampliar el campo concepto serían los siguientes:

  • Hay que informar el código PERI en la etiqueta Instrumento local <LclInstrm>.
  • La etiqueta Concepto <RmtInf> sería obligatoria en esta modalidad.
  • La etiqueta Cantidad Enviada (Remitted Amount) <RmtInf><Strd><RfrdDocAmt><RmtdAmt> es obligatoria. Aquí se debe indicar, del total de fondos transferidos, qué cantidad se asigna al abono de una factura en concreto.
  • El contenido de las etiquetas Concepto Estructurado <RmtInf><Strd> tendrá una limitación de 280 caracteres, En caso de que la descripción/numeración de una factura superase la longitud estipulada, se podrá introducir una segunda ocurrencia de la misma, con idéntico número de factura que el anterior.
  • Se incluye el uso de nuevas tags de Concepto Estructurado <Strd>, como es el caso de <AddrtlRmtInf> la que habilita el envío enviar información ampliada en el campo concepto libre a los ordenantes del pago.

Tener un mayor nivel de detalle a través del campo concepto ERI en los mensajes de iniciación de transferencias entre el cliente y el banco (pain.001.001.03 – Customer Credit Transfer Initiation) puede tener un impacto positivo en los procesos automáticos de conciliación de operaciones.

Con la solución CONVISTA Treasury Suite y su add-on de conciliación bancaria, podemos ayudar a esta automatización de la conciliación bancaria dentro de SAP, explotando todo el contenido de información ampliada que podrá incorporarse en las transferencias y dando respuesta a un “gap” histórico del ERP, asegurando un proceso de conciliación ágil, rápido y flexible.

Características:

  • Conciliación manual y automática de cuentas bancarias o cualquier cuenta con gestión de partidas abiertas
  • Conciliación de movimientos de extracto bancario con facturas (cash application)
  • Cuadro de mandos para la conciliación fácil e intuitivo
  • Motor flexible para la definición de las reglas de coincidencia: aparte de fechas e importes, permite la definición de coincidencias entre contenidos de campos
  • Reglas de conciliación flexibles
  • Creación de una propuesta para la conciliación automática que puede ser revisada y modificada por el usuario

Ventajas:

  • Altos ratios de conciliación automática
  • Reducción del trabajo manual

[i] SEPA Credit Transfers Extended Remittance Information

ConVistaNovedades 2019 SEPA SCT: Concepto Ampliado Estructurado
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El rol de Process Mining en la Transformación Digital (Parte I)

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Por Alfred Roig, Managing Partner CONVISTA Consulting

Muchas de las personas familiarizadas con el concepto de Transformación Digital, habrán leído sobre los 4 pilares sobre los que sustenta:

  •  Experiencia de Cliente
  • Capacitación de los Empleados
  • Eficiencia de los Procesos
  • Nuevas oportunidades en Productos/Servicios

Hoy os quiero hablar del rol que tiene la tecnología Process Mining en la Transformación Digital en relación con la Eficiencia de los Procesos.

La Transformación Digital consiste en el uso de una serie de tecnologías que aplicadas en los 4 pilares anteriores nos permitirán transformar nuestro negocio en aspectos de agilidad, eficiencia e innovación que se convertirán en una mayor ventaja competitiva.

Para poder aplicar tecnologías como RPA (Robotics Process Automation), movilidad en los procesos, reconocimiento óptico aplicado a la carga y procesamiento automático de documentos como facturas o para detectar simplemente dónde mejorar la experiencia de usuario (UX) para mejorar la productividad, necesitamos conocer cómo se ejecutan hoy en día nuestros procesos en nuestra compañía.

El Process Mining es una tecnología que mezcla las posibilidades del BPM (Business Process Management) con los algoritmos de Data Mining consiguiendo la visibilidad y transparencia de los procesos que se ejecutan en nuestros sistemas informáticos, mayoritariamente en nuestro ERP.

Nuestros sistemas ERP como en el caso de SAP, almacenan en bases de datos lo que llamamos “huella digital”, consistente en logs y tablas que contienen información de la ejecución de nuestras transacciones que forman parte de nuestros procesos.

Los algoritmos de Process Mining, son capaces de averiguar a partir de esta huella digital cómo son nuestros procesos y visualizarlos en un formato comprensible como un diagrama de proceso con secuencias de actividades conectadas por flechas que indican la dirección de los flujos.

Purchase-to-Pay Analysis

Las bases de datos de nuestros sistemas ERP son relacionales, formadas por muchas tablas relacionadas entre ellas mediante campos clave. El software de Process Mining, que para este artículo nos hemos basado en Celonis (SAP Process Mining by Celonis), permite extraer de estas tablas la información relevante para poder ejecutar los algoritmos de Process Mining. Esta información, de una forma muy simplificada, se limita a los siguientes campos:

ID del Caso, Actividad, Time Stamp

Es decir, para determinado proceso, buscamos en nuestro ERP qué identificador nos permite determinar un caso en concreto. Por ejemplo, en un Proceso de Compras podría ser el Nº de pedido o más detalladamente el nº de línea de un pedido, en otros procesos como Cuentas a Pagar podría ser el nº de factura o en el Proceso de Producción el nº de orden de fabricación.

Celonis también se encarga de determinar las Actividades que se han producido cuando cambian determinados campos en nuestras tablas, obteniendo así de todo un entramado de tablas relacionales, una tabla más sencilla que denominamos Tabla de Actividades con los campos mencionados anteriormente.

La tecnología de Process Mining, se basa en tres grandes áreas:

  • Descubrimiento (Discovery)
  • Conformidad (Conformance)
  • Mejora continua (Enhancement)

Los algoritmos utilizados en el área de descubrimiento, son los que permiten visualizar el proceso a partir de la Tabla de Actividades. De pronto, con solo proporcionar una serie de tablas que disponemos en nuestro ERP descubrimos de forma transparente y muy rápida cómo son nuestros procesos en realidad.

Celonis permite que unamos a la Tabla de Actividades, todo tipo de atributos mediante tablas relacionadas como haríamos en cualquier base de datos relacional. De esta manera, Celonis se convierte en una herramienta analítica completa donde podemos unir la visualización de los procesos con el análisis multidimensional de la información.

La gran diferencia que tenemos entre Celonis y las herramientas tradicionales de Business Intelligence es la posibilidad de seleccionar tramos de nuestro proceso, secuencias de actividades, filtrar por nº de ejecuciones de una determinada actividad o por tiempos de ejecución.

La gran diferencia que tenemos entre Celonis y las herramientas tradicionales de Business Intelligence es la posibilidad de seleccionar tramos de nuestro proceso, secuencias de actividades, filtrar por nº de ejecuciones de una determinada actividad o por tiempos de ejecución.

Mediante todas estas posibilidades de selección, en la fase de descubrimiento podemos identificar nuestros cuellos de botella, las actividades candidatas a automatizar, ver los volúmenes y los distintos caminos que siguen las ejecuciones.

En el Content Store de Celonis, disponemos de muchos análisis predefinidos que nos permitirían una implementación muy rápida de procesos típicos como Purchase to Pay, Order to Cash, Account Payables, Account Receivables, Production, IT Services y muchos más.

Una forma interesante de ver nuestro proceso, es visualizar cada instancia del proceso, es decir ver cada ID de Caso cómo circula por las distintas actividades. Cada instancia se representa mediante un token de color rojo y la visualización nos permite ver dónde se producen cuellos de botella.

Una forma interesante de ver nuestro proceso, es visualizar cada instancia del proceso, es decir ver cada ID de Caso cómo circula por las distintas actividades. Cada instancia se representa mediante un token de color rojo y la visualización nos permite ver dónde se producen cuellos de botella.

En resumen, SAP Process Mining by Celonis se convierte en una herramienta de diagnóstico especialmente útil para acometer cualquier transformación en nuestra empresa puesto que nos da visibilidad de nuestros procesos basada en hechos y no en diagramas teóricos.

En el próximo capítulo mostraremos el área de Conformidad de procesos.

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Innovando en la gestión de pagos SAP (SEPA Credit Instant Transfer)

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Las transferencias instantáneas son desde finales del 2017 una realidad en nuestro día a día como usuarios particulares de banca. Pero en la actualidad son pocas las empresas que han adaptado sus sistemas para gestionar estos tipos de pagos inmediatos.

Cuando emitimos una transferencia queremos de forma inmediata la confirmación que esta se ha efectuado y el dinero ha llegado a la cuenta del beneficiario, sin plazos de espera, como si de un traspaso de saldos entre nuestras cuentas bancarias se tratase. Esto es lo que se persigue con esta iniciativa.

Los orígenes de lo que hoy conocemos como SEPA Credit Instant Transfer (SCT Inst) se remontan a 2008, cuando aparecieron en Reino Unido los “Faster Payments” que aportaban amplios beneficios a la hora de realizar pagos de una forma más rápida.

Con el paso de los años han ido apareciendo en el mercado numerosos servicios de terceros Fintech  que permiten tanto pagar como recibir dinero de forma rápida y segura. Esto ha obligado al organismo regulador bancario a dinamizar los traspasos y no quedarse atrás en la carrera por la inmediatez en el procesamiento de pagos ante la tecnología blockchain hacia la que avanza el mercado.  Hoy en día existen múltiples bancos que llevan a cabo este tipo de pagos rápidos tanto a nivel nacional como en otros países entre los que se encuentran Reino Unido, Polonia o Dinamarca.

Actualmente son 9 los países de la UE que ya cuentan con este sistema de SCT Inst, incluido España, pero será a partir de noviembre de 2018 cuando el servicio deberá estar disponible para todos los países y entidades bancarias. El importe máximo para este tipo de transacciones por día es de 15.000 € pero entendemos que esta cantidad inicial se verá incrementada a corto plazo. Con el tiempo podría suponer la eliminación de las transferencias target que muchos bancos obligan a gestionar a través de mensajes MT o incluso de forma manual mediante carta física, lo que supone una homogeneización total de los cuadernos bancarios hacia el estándar ISO20022.

 

SAP (SEPA Credit Instant Transfer)

Pero ¿qué diferencias existen respecto a los pagos SCT? La principal característica es la inmediatez. Mientras que con SEPA Credit Transfer los pagos podían tardar hasta 4 días en realizarse, dependiendo del día y la hora en que se llevara a cabo la transacción, con el nuevo sistema SCT Inst los pagos son inmediatos, tardando 10 segundos en procesarse y contando con protección en tiempo real frente al fraude. Las transacciones están disponibles 24 horas, 7 días a la semana y no están sujetas únicamente a los días laborables.

Otra de las ventajas es que podemos disponer de los fondos de manera inmediata y contar con revisiones y reembolsos posteriores a la liquidación, mientras que con SEPA Credit Transfer las decisiones y el enrutamientos se realizaban previos a la liquidación. Además con SEPA Credit Instant Transfer las notificaciones se llevan a cabo de manera individual e inmediata y no en lotes como estábamos acostumbrados.

La inmediatez en el procesamiento facilita una representación fiel en los informes de posición y conciliación bancaria.

A todo lo anterior, hay que añadir además que la implementación de SEPA Credit Instant Transfer no entraña ninguna complejidad, ya que puede llevarse a cabo realizando ligeras modificaciones con respecto al proceso de transferencias SEPA ya implementado.

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