Mejorar la conectividad bancaria es un aspecto clave en las empresas de hoy en día. El bajo nivel de automatización en los procesos de comunicación bancaria aumenta la posibilidad de errores respecto a la generación de ficheros de pago y provoca un menor grado de seguridad.
El proceso de firma física en papel y la entrada manual de extractos para una gran cantidad de bancos, aumenta la complejidad y limita las operativas con la plataforma de comunicación bancaria.
En este sentido CEPSA necesitaba establecer un proceso estandarizado y centralizado de gestión de pagos global para 16 países, así como habilitar la conectividad bancaria SWIFT con 45 entidades bancarias.
¿Por qué SAP BCM?
SAP Bank Communication Management es la solución ideal para cubrir los requisitos planteados, ya que automatiza el mapa bancario mediante la utilización de una plataforma única para las trasmisiones de intercambios de ficheros. Además constituye una solución escalable y flexible con reducidos costes de mantenimiento que facilitan un proceso de implantación rápido y sencillo.
Por último, SAP BCM posibilita la realización del proceso de autorización de pagos sin necesidad de firma física. De esta manera se reducen los retrasos en la firma por ausencia de los responsables y se monitorizan todos los pagos realizados.
El proyecto
La primera pregunta que se plantea en un proyecto de estas características es, ¿cómo podemos automatizar los procesos de comunicación bancaria?. En este sentido, CEPSA ya contaba con procesos automatizados para España y Portugal, por lo que la clave del proyecto residía en la necesidad de simplificar el mapa de comunicaciones, estandarizar el proceso de generación de medios de pago y automatizar la conectividad bancaria con el resto de países, que se seguía realizando de forma manual.
Para ello CEPSA optó por la digitalización del proceso de firma a través de la aplicación de aprobación de pagos Fiori. Además, la comunicación bancaria basada en SWIFT trajo consigo muchas mejoras como la automatización y monitorización de extractos bancarios AEB43, MT940 e intradía MT942 y Devoluciones, así como la recepción e incorporación de Acknowledges para monitorizar en tiempo real el estado de cada remesa comunicada.
La adecuación de cuadernos bancarios para la gestión de operativas de pagos TARGET y cross-border en todos los países fue también parte de la implementación de la solución, junto con la integración de pagos y adeudos procedentes de los aplicativos de HCM y FICA en el modelo de comunicación bancaria centralizado. Se centralizó la gestión de pagos procedentes del vertical de IS-U, teniendo una única plataforma de conectividad con SWIFT para la aprobación y monitorización de remesas de pago.
Beneficios obtenidos
Gracias a la solución implantada por ConVista, CEPSA puede beneficiarse ahora de una cobertura global de la comunicación bancaria en todo el Grupo, con procesos estandarizados de comunicación bancaria, pagos y conciliación. Los procesos de gestión de comisiones se han homogeneizado, incrementando el ratio de conciliación de las cuentas bancarias.
La digitalización del proceso de aprobación de pagos basado en un sistema de doble factor de autentificación ha traído consigo numerosas ventajas que resultan en un modelo ágil y escalable con una solución adaptable, multisociedad y multinegocio.
Finalmente, con la consecución del proyecto, CEPSA consiguió automatizar la conciliación bancaria, mejorar el grado de conocimiento de la situación de los pagos enviados a los bancos y realizar una gestión proactiva de cálculo y contabilización de comisiones.
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