«Bank Fees Management» para la automatización y gestión proactiva de comisiones bancarias en SAP

Por José Martínez, Lead Consultant en ConVista Spain: "Bank Fees Management" para la automatización y gestión proactiva de comisiones bancarias en SAP.

Análisis de comisiones bancarias

En una encuesta reciente dirigida a los departamentos de Tesorería sobre la gestión activa de comisiones bancarias, un 75% de los encuestados manifestaron que revisan la facturación de los servicios bancarios con una periodicidad mensual.

Una revisión mensual debería suponer el punto de partida mínimo, dado que resulta necesario destinar tiempo y dedicación a profundizar en el detalle sobre los cargos por servicios. Por ejemplo, las desviaciones de más un 5% entre la cuantía de servicios totales facturados por el banco respecto a la tendencia mensual histórica exigen una revisión exhaustiva por parte de la compañía.

No hay que detenerse en análisis superficiales, este tipo de enfoques suele llevar a las empresas a discutir con sus bancos por «desviaciones de tarifas» cuando los problemas están en otra parte. La persecución de céntimos en la facturación de servicios bancarios puede suponer un derroche de tiempo y quema de energía y, en última instancia, puede perjudicar la relación con el colaborador financiero.

Por el contrario, la misma encuesta arrojaba que solo el 25% de los tesoreros sondeados utilizan herramientas de terceros para gestionar el análisis de las comisiones bancarias incurridas. Históricamente, el problema radicaba en la falta de soportes electrónicos estandarizados con el suficiente detalle de información acerca del Bank Service Billing (en adelante BSB). Esta información se proporcionaba a través de diferentes soportes como PDFs, Excel y en el propio extracto bancario, pero sin el desglose necesario (AEB43, MT940, etc.) que permitiese al Tesorero disponer de una imagen pormenorizada de la situación.

comisiones bancarias

Formatos como el TWIST o su evolución CAMT86 suponen en este sentido un estándar sobre el cual las compañías pueden comenzar a integrar la información necesaria en sus ERPs.

Otra barrera de entrada es la baja automatización de este tipo de soportes electrónicos: solo un 10% de las compañías reciben de forma automatiza este tipo de información a través de canales como SWIFT, EBICs, EDITRAN, etc.

La ausencia de herramientas tecnológicas ya no es una excusa, SAP dispone de la aplicación “Bank Fees Management”, que permite a los financieros llevar una administración proactiva de las tarifas de servicios bancarios aplicadas por sus colaboradores financieros.

SAP Bank Fees Management para la gestión de comisiones bancarias

“SAP Bank Fees Management” ofrece las siguientes funcionalidades para garantizar la automatización, análisis y gestión proactiva en el sistema SAP de las comisiones bancarias:

  • Aplicación Fiori, para la integración de los soportes electrónicos con el detalle de servicios bancarios (BSB Bank Service Billing), a través del rulebook camt086, basado en los estándares de SWIFT.
  • Definición de tipologías de condiciones bancarias pactadas con cada sucursal para ejecutar el cálculo proactivo en SAP de volúmenes y cuantías con base en la información integrada por los extractos bancarios.
  • Monitorización, de forma que puedan controlarse las tarifas aplicadas por el banco, comparando la estimación de cálculo ejecutada por el sistema contra la información proporcionada por los bancos a través del camt086.

A continuación, se profundiza en cada uno de estos bloques de funcionalidad.

funcionalidades SAP Bank Fees Management

Integración BSB

La base sobre la cual poder llevar a cabo un control exhaustivo de las comisiones bancarias incurridas a lo largo de un mes está en el extracto que las entidades pueden facilitar a través del cuaderno camt086.

Es la evolución del histórico TWIST, basándose en los estándares ISO20222 que hoy en día regulan la canalización de medios de pago/cobro como transferencias SEPA, target o adeudos, entre otros.

La recepción de este soporte de información se puede articular mediante la descarga manual de la plataforma web de cada entidad o automatizada a través de modelos de conectividad bancaria SWIFT, H2H basados en SAP Multibank Connectivity.

Este soporte contempla información detallada por cada tipo de servicio, arrojando transparencia sobre tarifas unitarias, volúmenes calculados y cuantía globales. De forma adicional, se puede encontrar información sobre los impuestos a los que están sujetos los servicios facturados y los métodos de cálculo aplicados. Este detalle de información, de carácter impositivo, también es integrado por SAP y ofrecido para su explotación.

La herramienta tiene control de duplicados y la posibilidad de gestionar la eliminación de ficheros registrados de forma incorrecta por falta de información provista inicialmente por el banco.

Maestro de condiciones bancarias

La aplicación permite definir el maestro de condiciones bancarias acordadas con cada una de las entidades.

La parte más difícil de este ejercicio es conocer las condiciones operativas de las comisiones bancarias, lo que puede implicar la revisión del contrato de servicio con el banco, preguntar a la entidad, o incluso tomar algunos datos históricos e intentar reconstruir el cálculo de la tarifa de forma unilateral.

Otra parte que requiere esfuerzo de análisis previo es la vinculación de estas condiciones a las diferentes operativas de servicio, reflejadas estas a partir de los códigos de operación que el banco proporciona a través del extracto bancario.

La herramienta habilita 5 tipologías de determinación de precios. En base a ellos, el sistema realiza los cálculos necesarios que permiten contrastar esta información simulada en el sistema contra lo provisto por el banco e integrado a través del soporte BSB:

  • Precio unitario: Precio directo por unidad de servicio. Ej.: una transferencia Target, una operación de compra de divisas, etc.
  • Precio fijo: Se cobra una tarifa plana por servicio. Ej.: la tarifa de mantenimiento de cuenta.
  • Precio basado en el saldo: Según el saldo de la cuenta, se aplica una tasa porcentual. Pueden definirse varios umbrales de saldo con diferentes tarifas a aplicar. Esta tarifa se vuelve a calcular a prorrata cada vez.
  • Tier Pricing: Se definen los diferentes niveles para los que se calcularán las tarifas de servicio con un precio unitario decreciente a medida que aumenta el número de unidades (transacciones). Por ejemplo, el precio inicial unitario se fija en 50 céntimos de €; después de la primera, las transacciones tienen un precio de 10 céntimos hasta llegar a un total de 3.000 transacciones. A partir de esta cifra, las transacciones cuestan solo 5 céntimos.
  • Threshold Pricing: El umbral determina el precio para todas las transacciones. Entonces, si se alcanza un número de 3.000 transacciones, como en el ejemplo anterior, las 3.000 transacciones tienen un precio de 10 céntimos cada una.

Monitorización de Comisiones Bancarias

Constituye la aplicación central de la solución de gestión de comisiones bancarias. Aquí es donde las condiciones que se han definido, se asignan al maestro de condiciones bancarias y también tiene lugar la validación de las tasas bancarias, ya sea de forma automática o manual.

Por cada tipología de servicio considerada previamente, el sistema intenta conciliar con la información provista por el banco, obteniendo diferencias que puedan producirse en el marco de volumetrías y costes.

Adicionalmente, el sistema alerta de tipologías de servicios no consideradas hasta la fecha para que se pueda proceder a registrar en el sistema y ejecutar el proceso de conciliación.

Proporcionar dashboard de negocio bancario, a través de diferentes layouts, que permite tener una visión rápida de volúmenes de tasas bancarias incurridas por tipología de servicio, banco, compañía, etc.

Conclusiones

Bank Fees Analysis permite al equipo tesorero a llevar una gestión proactiva de los gastos asociados a la operativa bancaria. Al ser compatible con TWIST/camt.086, brinda una visión general completa, informes y control continuo sobre las comisiones bancarias.

  • Automatiza el proceso de revisión y análisis de las tasas bancarias
  • Comparación de los cargos bancarios entre bancos para servicios similares
  • Alerta de forma automática cuando se producen cambios en las tasas bancarias.
  • Dashboards de análisis de tendencias históricas sobre volúmenes y costes entre entidades o por cuentas bancarias dentro de la misma entidad.
  • Proyectar flujos futuros de la partida de gastos bancarios.

Para más información, por favor, contacte con nosotros.

José Martínez

Lead Consultant

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