Cómo mejorar el Cash Flow gracias a una herramienta de Execution Management System

Por Nicolas Fransolet, Senior Manager en ConVista Spain

Pulsa aquí para descargar el artículo publicado en la revista Nº79 de AUSAPE

En tiempos de crisis, las ratios de Cash Flow, Cash Conversion Cycle y Working Capital son vitales y necesitan un seguimiento continuado por parte del responsable financiero y sus equipos. Mediante una herramienta de Execution Management System (EMS), podremos mejorar estos indicadores analizando, por un lado, nuestros procesos dentro del ERP y el CRM y por otro, ejecutando automatizaciones en el ERP, en las herramientas de colaboración y en otras aplicaciones.

Citando a Wil Van der Aalst, precursor del Process Mining, «integrar a la perfección la minería y el modelado de procesos es una necesidad». En este ámbito del Process Mining, existen hoy en día numerosos EMS en el mercado que nos ayudan a examinar nuestros procesos, monitorizar las actividades y los KPIs.  Celonis, Signavio o Aris son algunos ejemplos de ello. Además, estos sistemas nos ofrecen la posibilidad de automatizar tareas, identificar ineficiencias y mejorar nuestro rendimiento.

En muchas ocasiones los departamentos de Account Receivable (A/R) tienden a centrarse en las facturas vencidas clasificadas por importe y fechas de vencimiento. Ocasionalmente, eso se debe a que los clientes no quieren (léase pueden) pagar de forma activa, sin embargo, en muchas ocasiones se debe a alguna anomalía en el proceso.

Idealmente, los equipos de A/R deberían planificarse de forma proactiva monitorizando las facturas que vencerán pronto y comparando el valor y la probabilidad de pago para establecer un plan mucho antes de la fecha de vencimiento.

Para ello, es necesario priorizar de manera inteligente. El tiempo del equipo de A/R es un recurso finito, y focalizarse en las cuentas más críticas y relevantes es clave para maximizar la capacidad de ejecución del equipo.

Como ejemplo, gracias a estos tipos de software EMS, los equipos de cuentas a cobrar pueden estimar la probabilidad de pago de un cliente y crear su estrategia de cobro en consecuencia. La información de ventas sobre un cliente o el comportamiento de su histórico de pago pueden revelar tendencias, patrones y advertencias importantes que permiten a los departamentos de cobro invertir su tiempo de la manera más inteligente posible.

De esta forma, cambiamos la filosofía y pasamos de una actuación más bien pasiva a una total proactividad, no basándonos únicamente en lo vencido sino anticipándonos a las partidas por vencer.

Las automatizaciones facilitan las acciones de seguimiento, tanto de comunicación al cliente o departamentos internos como de las interacciones del sistema back-end (SAP, Oracle, Salesforce, Jira, MS Dynamics…). Además, estos EMS cuentan con una amplia librería de conectores disponibles que podemos utilizar para ejecutar acciones en muchos sistemas/aplicaciones sin necesidad de programación.

En algunos casos, estos mismos conectores nos dan acceso a otros tipos de automatizaciones que nos permitirán corregir datos maestros que pueden llegar a generar errores e ineficiencias en nuestros procesos (maestros de e-mail del cliente, condiciones de pagos que no reflejan el último contrato firmado, etc.) y recomendar acciones para atenderlas en tiempo real.

Los sistemas de EMS ofrecen por lo tanto a los agentes de cobro la ventaja de anticiparse a las disputas, accediendo a datos significativos, proponiendo acciones, corrigiendo errores y mejorando así el proceso end-to-end a lo largo del tiempo.

A largo plazo, una de las palancas más importantes para acelerar el ciclo de caja es la renegociación de contratos y condiciones de pago con los clientes. Tener toda la información a mano en ese tipo de negociación es de gran ayuda y supone una ventaja competitiva para el departamento comercial a la hora de negociar.

Por lo tanto, con este set de herramientas y las acciones pertinentes seremos capaces de:

  • Disminuir el DSO (Days Sales Outstanding o PMC, Período Medio de Cobro)
  • Armonizar los términos de pago
  • Disminuir la cantidad de pagos atrasados y partidas incobrables
  • Mejorar la calidad/precisión de los datos maestros

Al margen de estas oportunidades sobre el working capital, tenemos otras mejoras a nivel de:

  • Protección de pagos (cobros parciales, factura incobrable, reembolsos, deducciones)
  • Productividad (errores en facturas, disputas, automatización, rechazos, reclamaciones)
  • Compliance y gestión del riesgo (segregación de funciones, detección de fraude, controles internos, verificaciones de crédito rechazadas, cambio manual de límite de crédito)

En resumen, teniendo nuestro proceso de A/R monitorizado en este tipo de herramientas EMS, junto con la ayuda de la inteligencia artificial, del machine learning y con la aportación del usuario, podemos ahorrar tiempo y tomar decisiones en tiempo real. Como hemos visto, este tipo de software es capaz de conectarse con los principales ERPs y CRMs, entenderse con herramientas de RPA (como UiPath, Automation Anywhere…), Office (Outlook, Excel, Word, Teams…), Jira, etc y así ejecutar acciones de forma periódica y automática.

Nicolas Fransolet

Senior Manager en ConVista Consulting Spain

Compartir

Manténgase al día con nuestra newsletter

Las mejores empresas trabajan con SAP. Suscríbase a nuestra newsletter para recibir novedades e invitaciones a eventos.

De conformidad con lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos, le informamos que sus datos serán tratados por ConVista Consulting & Advisors SLU con el fin de atender la solicitud que nos está formulando.

En todo momento, puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición tal y como indicamos en nuestra política de privacidad mediante el correo  notificaciones@convista.es o a través de correo postal.

Suscríbase para recibir la presentación corporativa de ConVista

De conformidad con lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos, le informamos que sus datos serán tratados por ConVista Consulting & Advisors SLU con el fin de atender la solicitud que nos está formulando.

En todo momento, puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición tal y como indicamos en nuestra política de privacidad mediante el correo  notificaciones@convista.es o a través de correo postal.