Por Alfred Roig, Managing Partner – Responsable del Área de Innovación

Uno de los principales objetivos en los procesos de digitalización de las compañías es conseguir la excelencia operativa mediante la optimización de los procesos.

Para afrontar este reto, necesitamos herramientas ágiles que nos permitan visualizar de forma transparente cómo se están ejecutando nuestros procesos acompañado de los indicadores de rendimiento adecuados (KPI).

Nuestro objetivo es crear un gemelo digital de la organización para optimizar la estrategia de
proyectos en el camino a la transformación digital de las compañías. Antes de pensar en RPA o proyectos de Inteligencia Artificial aplicados a nuestros procesos, debemos realizar un ejercicio de trasparencia visualizando la realidad de nuestros procesos actuales basada en datos.

Para ello, CONVISTA ha desarrollado un nuevo servicio de consultoría que permite a las empresas utilizar las técnicas más avanzadas en el área de análisis de procesos.

En este servicio utilizamos técnicas de Process Mining o minería de procesos que permiten obtener conocimiento de nuestros procesos en base a la extracción de las trazas digitales que están almacenadas en nuestros sistemas corporativos.

Cuando en SAP ejecutamos transacciones de creación de pedidos, liberación, recepción de material, etc., estamos dejando trazas en los registros de la base de datos de nuestro ERP.

CONCEPTOS DE PROCESS MINING

Desde los inicios hace más de una década, las técnicas de Process Mining se basan en tres pilares básicos:

PROCESS DISCOVERY – CONFORMANCE – ENHANCEMENT

PROCESS DISCOVERY (Descubrimiento del Proceso)

Son los algoritmos de Process Mining que permiten descubrir y dibujar el proceso de una forma genérica y entendible en base a interpretar todas las variantes de ejecución de nuestro proceso y de analizar el registro de actividades (Event Log).

CONFORMANCE CHECK (Control de Conformidad)

Son los algoritmos de Process Mining que permiten detectar desvíos entre el proceso teórico o deseado y el proceso real basado en las trazas del sistema. De esta forma podemos ver el grado de conformidad y los desvíos en la ejecución de nuestros procesos.

ENHANCEMENT (Mejora)

Una vez detectados nuestros desvíos y problemas de rendimiento, retrabajo o falta de automatización, podemos utilizar diversos algoritmos de Machine Learning para detectar patrones en nuestros datos. De esta forma podemos predecir y detectar anomalías, proponer mejoras en el proceso e identificar las causas que generan los problemas (Root-Cause Analysis).

DEMOCRATIZAR PROCESS MINING

Después de tres años donde CONVISTA fue pionera en la introducción de CELONIS en España queremos cubrir la necesidad de realizar estos análisis de procesos en modo servicio, reduciendo significativamente para el cliente los costes de entrada a esta tecnología y aportando el valor de todos los KPI y casuísticas detectadas.

En el mercado existen distintas soluciones comerciales en el ámbito de Process Mining, por citar algunas: CELONIS, Myinvenio, PafNow, UIPath (Process Gold), ABBYY Timeline entre muchas otras.

También existe un ecosistema de herramientas Open-Source donde científicos de datos realizan sus estudios e innovan en nuevos algoritmos de descubrimiento, conformidad y en métodos de estadística descriptiva e inferencial, así como modelos de Machine Learning aplicados a lo que conocemos como Analítica Aumentada (Augmented Analytics).

Estas herramientas Open-Source no son tan amigables y requieren en algunos casos de conocimientos de programación en Python, R y uso de software orientado a científicos. Nuestra división de innovación a través de CONVISTA Digital Labs ha invertido mucho tiempo en acercar estas herramientas al mundo empresarial.

El servicio que hemos diseñado en CONVISTA permite utilizar las herramientas seleccionadas por nuestros clientes según presupuesto y estrategia en esta área.

Estas son las fases del servicio:

DEFINICION DEL PROCESO

Se define con el cliente el proceso que se desea analizar y el alcance tanto a nivel organizativo como a nivel de periodo temporal.

En esta fase también se determinan los objetivos y KPI que se desea analizar.

CAPTURA DE DATOS

Como hemos comentado anteriormente, Process Mining necesita de las trazas almacenadas en las bases de datos del ERP, pero para ejecutar los distintos algoritmos, estas trazas deben tener una estructura orientada a proceso y esta no es la forma en la que SAP almacena hoy en día la información.

Nuestro servicio transforma los datos almacenados en SAP en un registro de actividades compatible con las herramientas que vayamos a utilizar.

MODELADO DE DATOS

Para poder ejecutar los distintos filtros y algoritmos, necesitamos un modelo de datos más completo que el registro de actividades y para ello creamos un modelo de base de datos relacional.

DESCUBRIMIENTO Y KPI

Una vez disponemos de toda la información, es el momento de tratarla de forma coherente, sin mezclar escenarios de proceso que sean muy distintos para que los KPI que obtengamos tengan sentido.

En esta etapa somos capaces de visualizar la generalización del modelo de proceso más representativo de nuestro escenario, acompañado de los correspondientes KPI de volumetría y performance.

CONFORMIDAD

En esta etapa, con la ayuda de herramientas de modelado de procesos, diseñamos nuestro proceso ideal y ejecutamos los algoritmos de detección de desvíos identificando los principales factores que tienen mayor influencia.

ANALÍTICA AUMENTADA

En esta fase se analizan los datos mediante estadística descriptiva y modelos de Machine Learning para describir de la mejor forma lo que está ocurriendo en nuestros procesos. Ratios de retrabajo, de automatización, tiempos de duración y los factores que lo producen.

CONOCIMIENTO ADQUIRIDO (Insights)

En esta etapa, se resumen todos los casos identificados que puedan ser objeto de análisis detallado. Se identifican anomalías, cuellos de botella y se argumentan las posibles mejoras basadas en información real del sistema.

CONCLUSIONES

La tecnología Process Mining nos brinda un nuevo enfoque en las técnicas de análisis de procesos. En los últimos años hemos visto aparecer múltiples herramientas y desde CONVISTA queremos ayudar a nuestros clientes a elegir la mejor opción para cada caso, pudiendo desde comprar el software comercial que mejor encaje en su arquitectura, a alquilarlo u optar por soluciones Open-Source.