¿QUÉ ES PAPM?
SAP Performance and Profitability Management es una herramienta que permite generar modelos de cálculo que pueden ser utilizados en múltiples ámbitos de la empresa como puede ser la contabilidad analítica o para otros fines como por ejemplo modelos de pronóstico la planificación financiera o de tesorería, valoraciones financieras de flujos futuros, etc Estos procesos en la actualidad no están del todo optimizados en muchas compañías por diversos motivos:
• No toda la información está en un único sistema (partes del proceso o unidades organizativas).
• Es necesario elaborar las bases de referencia de repartos en hojas Excel con cargas periódicas sujetas a errores y, además, esta información no está disponible para reporting.
• No es posible alcanzar el nivel de granularidad que se desearía por limitaciones en los tiempos de proceso o en el volumen de datos.
• El modelo analítico es muy rígido haciendo muy complejo realizar cambios en el proceso (incluso cambios organizativos necesarios).
• Las unidades organizativas no reflejan la realidad de la empresa ya que es necesario adaptarlas a las limitaciones de las herramientas.
• La integración con otras herramientas de entrada o de salida requiere de desarrollo de interfaces.
• Se pierde trazabilidad.
• No es posible simular escenarios de negocio.
*Gráfico 2: Flujo de valor en SAP Profitability and Performance Management
SAP PaPM se compone de tres partes diferenciadas: • Integrador de datos de negocio: que facilita la obtención de datos desde múltiples fuentes. • Motor de cálculo: que permite utilizar funciones de cálculo, adaptación, enriquecimiento de datos, etc. • Aplicaciones de simulación: para analizar la información obtenida por el modelo o realizar simulaciones.
*Gráfico 3: Simulaciones en PaPM
¿POR QUÉ PAPM? SAP HANA COMO MOTOR DE CÁLCULO
En primer lugar, debemos tener en cuenta que SAP PaPM está desarrollado enteramente sobre la nueva base de datos de SAP HANA. Esto nos va a permitir no solo ejecutar estos procesos en el servidor de base de datos directamente, sino que, además, esta base de datos dispone de los datos en memoria. El resultado práctico de esto es que los tiempos de ejecución se reducen de forma drástica, aumentándose la capacidad de proceso sustancialmente.
En definitiva, esto nos va a permitir plantearnos modelos analíticos que antes eran impensables por el tiempo de procesamiento o el volumen de datos necesarios. De esta manera, se puede llegar a análisis de rentabilidades por cliente, producto o servicio guardando toda la trazabilidad de las distintas fases intermedias del proceso.
FLEXIBILIDAD Y CONECTIVIDAD
Otra importante ventaja de SAP PaPM es la posibilidad de generar modelos de forma totalmente flexible, pudiéndose definir tanto las dimensiones del modelo, como las tablas o cubos de datos que vamos a necesitar para ejecutar nuestro proceso.
La entrada de datos en el modelo es muy versátil ya que podemos leer tablas o vistas en sistemas remotos con diferentes bases de datos (SAP HANA, Oracle, IBM, MSSQL Server, Hadoop, …) cargas de ficheros de red o de forma manual por parte del usuario, o incluso la edición manual de datos en la herramienta. Adicionalmente, se puede leer información de cubos de SAP BPC o BW, lo cual permite reutilizar información ya disponible.
Un problema típico en los procesos de cierre son los tiempos que tardan los diferentes sistemas en transmitir la información en procesos de fondo o los procesos de reconciliación de datos entre estos sistemas. En el caso de SAP PaPM, las lecturas se pueden hacer en el momento por lo que estos pasos se eliminan.
Otra funcionalidad que permite SAP PaPM es la utilización de funciones predefinidas para, por ejemplo, generar una contabilización en un entorno SAP utilizando información generada en el modelo o incluso actualizar una tabla en otro entorno.
En definitiva, esto nos va a permitir plantearnos modelos analíticos que antes eran impensables por el tiempo de procesamiento o el volumen de datos necesarios. De esta manera, se puede llegar a análisis de rentabilidades por cliente, producto o servicio guardando toda la trazabilidad de las distintas fases intermedias del proceso.
AHORA SÍ ES POSIBLE HACER SIMULACIONES
Las simulaciones permiten anticipar el impacto del cambio en el valor de una variable exógena (p.ej. cambio del precio del combustible) o endógena (p.ej. cierre de una oficina) en el coste y rentabilidad de un producto, servicio o canal de distribución. Estas simulaciones se pueden lanzar desde PaPM tantas veces como se necesite planteando diversos escenarios.
Tanto en los procesos de simulación, como en los procesos de ejecución, es posible asignar tareas a diferentes grupos de usuarios para gestionar procesos descentralizados.
NUESTRA EXPERIENCIA
La flexibilidad del modelo supone una ventaja, al reducirse considerablemente los tiempos de implementación. No obstante, a su vez hay que considerar que se requiere invertir más tiempo en el diseño conceptual del modelo que en este caso cobra especial importancia.
CONVISTA ha implementado SAP PaPM en Hannover Rück, uno de los grupos de reaseguro más importantes del mundo con unos ingresos cercanos a los 19.000 millones de Euros, que opera en más de 150 países aproximadamente y con unos 3.300 empleados. En este proyecto se han implementado dos modelos diferentes:
MODELO ACTUARIAL
Los contratos de seguro se agrupan por sus propiedades y se calculan KPIs técnicos. Estos KPIs calculados se actualizan en FS-RI, para ello es necesario imputarlos por contrato de seguro. Este proceso de desglose por contrato y el envío de los resultados al sistema de reporting y contabilización en SAP FI se realiza desde PaPM.
MODELO DE COSTES
Combinación de costes directos e indirectos por contrato. Los pasos del modelo son:
• Separación técnica de costes entre directos e indirectos.
• Imputación de costes iterativa entre centros de coste en base a distintos drivers.
• Imputación de costes multinivel por contrato para habilitar el modelado flujos futuros.
• Envío de los resultados al sistema de reporting y contabilización en SAP FI.
