Por Alfred Roig, Managing Partner CONVISTA Consulting
Muchas de las personas familiarizadas con el concepto de Transformación Digital, habrán leído sobre los 4 pilares sobre los que sustenta:
- Experiencia de Cliente
- Capacitación de los Empleados
- Eficiencia de los Procesos
- Nuevas oportunidades en Productos/Servicios
Hoy os quiero hablar del rol que tiene la tecnología Process Mining en la Transformación Digital en relación con la Eficiencia de los Procesos.
La Transformación Digital consiste en el uso de una serie de tecnologías que aplicadas en los 4 pilares anteriores nos permitirán transformar nuestro negocio en aspectos de agilidad, eficiencia e innovación que se convertirán en una mayor ventaja competitiva.
Para poder aplicar tecnologías como RPA (Robotics Process Automation), movilidad en los procesos, reconocimiento óptico aplicado a la carga y procesamiento automático de documentos como facturas o para detectar simplemente dónde mejorar la experiencia de usuario (UX) para mejorar la productividad, necesitamos conocer cómo se ejecutan hoy en día nuestros procesos en nuestra compañía.
El Process Mining es una tecnología que mezcla las posibilidades del BPM (Business Process Management) con los algoritmos de Data Mining consiguiendo la visibilidad y transparencia de los procesos que se ejecutan en nuestros sistemas informáticos, mayoritariamente en nuestro ERP.
Nuestros sistemas ERP como en el caso de SAP, almacenan en bases de datos lo que llamamos “huella digital”, consistente en logs y tablas que contienen información de la ejecución de nuestras transacciones que forman parte de nuestros procesos.
Los algoritmos de Process Mining, son capaces de averiguar a partir de esta huella digital cómo son nuestros procesos y visualizarlos en un formato comprensible como un diagrama de proceso con secuencias de actividades conectadas por flechas que indican la dirección de los flujos.
Las bases de datos de nuestros sistemas ERP son relacionales, formadas por muchas tablas relacionadas entre ellas mediante campos clave. El software de Process Mining, que para este artículo nos hemos basado en Celonis (SAP Process Mining by Celonis), permite extraer de estas tablas la información relevante para poder ejecutar los algoritmos de Process Mining. Esta información, de una forma muy simplificada, se limita a los siguientes campos:
ID del Caso, Actividad, Time Stamp
Es decir, para determinado proceso, buscamos en nuestro ERP qué identificador nos permite determinar un caso en concreto. Por ejemplo, en un Proceso de Compras podría ser el Nº de pedido o más detalladamente el nº de línea de un pedido, en otros procesos como Cuentas a Pagar podría ser el nº de factura o en el Proceso de Producción el nº de orden de fabricación.
Celonis también se encarga de determinar las Actividades que se han producido cuando cambian determinados campos en nuestras tablas, obteniendo así de todo un entramado de tablas relacionales, una tabla más sencilla que denominamos Tabla de Actividades con los campos mencionados anteriormente.
La tecnología de Process Mining, se basa en tres grandes áreas:
- Descubrimiento (Discovery)
- Conformidad (Conformance)
- Mejora continua (Enhancement)
Los algoritmos utilizados en el área de descubrimiento, son los que permiten visualizar el proceso a partir de la Tabla de Actividades. De pronto, con solo proporcionar una serie de tablas que disponemos en nuestro ERP descubrimos de forma transparente y muy rápida cómo son nuestros procesos en realidad.
Celonis permite que unamos a la Tabla de Actividades, todo tipo de atributos mediante tablas relacionadas como haríamos en cualquier base de datos relacional. De esta manera, Celonis se convierte en una herramienta analítica completa donde podemos unir la visualización de los procesos con el análisis multidimensional de la información.
La gran diferencia que tenemos entre Celonis y las herramientas tradicionales de Business Intelligence es la posibilidad de seleccionar tramos de nuestro proceso, secuencias de actividades, filtrar por nº de ejecuciones de una determinada actividad o por tiempos de ejecución.
Mediante todas estas posibilidades de selección, en la fase de descubrimiento podemos identificar nuestros cuellos de botella, las actividades candidatas a automatizar, ver los volúmenes y los distintos caminos que siguen las ejecuciones.
En el Content Store de Celonis, disponemos de muchos análisis predefinidos que nos permitirían una implementación muy rápida de procesos típicos como Purchase to Pay, Order to Cash, Account Payables, Account Receivables, Production, IT Services y muchos más.
Una forma interesante de ver nuestro proceso, es visualizar cada instancia del proceso, es decir ver cada ID de Caso cómo circula por las distintas actividades. Cada instancia se representa mediante un token de color rojo y la visualización nos permite ver dónde se producen cuellos de botella.
En resumen, SAP Process Mining by Celonis se convierte en una herramienta de diagnóstico especialmente útil para acometer cualquier transformación en nuestra empresa puesto que nos da visibilidad de nuestros procesos basada en hechos y no en diagramas teóricos.
En el próximo capítulo mostraremos el área de Conformidad de procesos.
