Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain
Existe una creciente necesidad de elaborar informes financieros en función de diferentes requisitos, ya sean informes legales, de gestión o específicos de cada país. La nueva solución SAP S/4 HANA proporciona acceso a una única fuente fiable (single source of truth), ya que es capaz de ejecutar procesos masivos simplificando la tecnología, gracias a un sistema que elimina las réplicas, conciliaciones y redundancia de los datos.
SAP S/4 HANA Finance es una solución ERP desarrollada para ayudar en los procesos de planificación y contabilidad financiera, donde se pueden registrar todas las transacciones financieras en un libro principal y varios libros de contabilidad paralelos adicionales (libros estándar). Además, existe un nuevo concepto de libro de extensión (extension ledger) que se puede implementar para cumplir con los requisitos de informes de gestión.
¿Qué es un libro de extensión?
A diferencia de los libros estándar (principal o paralelos), el libro de extensión es un libro delta, es decir, que solo los ajustes se contabilizan en el libro de extensión. Como las contabilizaciones delta solo tienen sentido en combinación con las contabilizaciones originales, siempre se debe asignar un libro estándar al libro de extensión como libro de contabilidad subyacente. Cada vez que se realiza el reporting sobre el libro de extensión se accede a los datos del libro subyacente, mostrando los datos de los dos libros conjuntamente.
Ventajas del libro de extensión
• Adaptabilidad: Es una de las principales ventajas en comparación con el libro estándar. Se puede configurar rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de migración de datos, ya que simplemente hereda los registros históricos del libro estándar subyacente.
• Reutilización de informes existentes: Todos los informes que admiten libros de contabilidad también funcionan con libros de extensión. Esto también incluye las nuevas aplicaciones analíticas FIORI y los informes clásicos de GUI de SAP.
• Reducción de datos: El libro de extensión mantiene solo los valores delta y reduce por lo tanto significativamente el volumen de datos.
Además de los beneficios anteriores, es importante resaltar que el libro de extensión no es un reemplazo del libro estándar.
Por otro lado, también cuenta con algunas limitaciones:
• Sin contabilizaciones en cuentas asociadas a proveedores o clientes
• Sin contabilizaciones en cuentas con gestión de partidas abiertas
• Sin integración con la contabilidad de activos fijos
• Pocos procesos automáticos funcionan con el libro de extensión (asignaciones GL)
¿Qué aporta el libro de extensión a los informes de gestión?
Además de preparar los estados financieros para diferentes normas contables (NIIF), los requisitos de los informes de gestión en muchas compañías son bastante complejos. La mayor parte de la información necesaria proviene de libros de contabilidad estándar, pero generalmente es necesario reagrupar, ampliar o refinar los datos. En el pasado, se podría utilizar un libro especial en SAP ERP, un segundo libro paralelo, o simplemente añadir objetos de coste para abordar este tipo de requisitos. Sin embargo, ninguna de estas soluciones es óptima y cada una tiene sus problemas y limitaciones.
Gracias al libro de extensión en S/4 HANA podemos gestionar:
• Ajustes de informes de gestión interna
• Ajustes de entradas tras el cierre de los libros
• Ajustes de empresas matriz (TOS)
• Ajustes para fines fiscales
Simulaciones y contabilidad predictiva con libros de extensión
Además de utilizar un libro de extensión para realizar contabilizaciones financieras reales, existen otros dos tipos de libro de extensión: tipo predictivo y tipo simulación.
El libro de extensión predictivo permite predecir el impacto en la contabilidad financiera de procesos que todavía no tienen un reflejo contable, por ejemplo, en función de los pedidos de compras o ventas.
Con el libro de extensión simulación se pueden realizar simulaciones para el proceso de valoración de moneda extranjera, con el fin de ver el impacto de este proceso en los libros contables antes de realizar una ejecución real.
Conclusión
El nuevo concepto de libro de extensión en SAP S/4 HANA abre nuevas posibilidades para los informes de gestión, las simulaciones financieras y la contabilidad predictiva.
Además, SAP libera cada vez más innovaciones en S/4 HANA Finance basadas en los libros de extensión.
