Caso de Éxito: Grifols S.A. utiliza la solución SAP In-House Cash para simplificar el netting multilateral de los pagos y cobros entre compañías de grupo

Por Juan de Uña Millán, FI-FSCM Consultant en CONVISTA Consulting Spain

¿Por qué SAP IHC?

En la actualidad, para las grandes empresas consolidadas a nivel internacional, las soluciones estándar a nivel local no aportan el suficiente apalancamiento de los recursos informáticos existentes en los departamentos de TI. El diseño de soluciones centrales al grupo flexibles y extensibles al resto de filiales del mundo hace posible llevar la digitalización de la empresa a un nivel superior. SAP In-House Cash (IHC) ofrece la oportunidad de mover ficha hacia el futuro digital de la empresa global.

La naturaleza de Grifols, siendo una multinacional del sector farmacéutico y químico, líder europeo en plasma sanguíneo y más grande a nivel mundial, hace que, debido a su despliegue de filiales a nivel global, la solución de IHC de SAP sea una pieza clave en la optimización de sus procesos de tesorería con repercusiones económicas de peso en sus resultados financieros.

Este sub-módulo de la tesorería extendida de la solución estándar de SAP (Financial Supply Chain Management) ofrece grandes ventajas a un conglomerado internacional de filiales, tales como:

  • Mejora de la visibilidad de caja
  • Eliminación de costes transaccionales
  • Reducir y agilizar los pagos y cobros internos
  • Mayor control de las transacciones intra-grupo
  • Extensión del ERP de SAP, sin necesidad de interfases y con un coste reducido de servicio
  • Automatización cercana al 100% de la compensación de los extractos bancarios con las partidas abiertas (facturas inter-compañía)

El Proyecto

La principal pregunta que formula una empresa como Grifols, previa a dar con la solución de SAP IHC es ¿cuántos pagos intra-grupo realizamos al cabo del año? y ¿en períodos más reducidos? Descubrió que muchas de sus filiales realizaban pagos y cobros de forma recurrente entre ellas que podían ser objeto de netting y con ello lograr reducción de costes y un disponible mayor en balance, entre otros beneficios.

El diseño del proceso de negocio para el netting de las posiciones intra-grupo fue parte de la implementación de la solución, entregada por el equipo de proyecto de CONVISTA en colaboración con el departamento de TI de Grifols. El proceso tenía como objetivo mejorar la funcionalidad presente dentro del área tesorería.

De cara a la puesta en marcha del nuevo proceso de negocio se necesitó de una realineación de los datos maestros y transaccionales involucrados: compañías como business partners, deudores, proveedores, referencias en facturas de pago y cobro, métodos de pago. Con relación a la transferencia de datos entre los módulos contables (FI) y de tesorería (IHC), se configuró una comunicación para los pagos y extractos bancarios mediante IDOCs (Intermediate Documents) vía ALE, funcionalidad estándar del ERP de SAP.

Siguientes Pasos

Grifols sigue cada año marcando el ritmo en su sector, pero no deja de lado la transformación y evolución digital. Es por ello que la decisión de implantación de la solución de SAP In-House Cash se realiza con conocimiento de su escalabilidad y posibilidades de ampliación futuras, permitiendo integrar en su nuevo proceso a interlocutores externos (Payments on behalf, Collections on behalf) y otras funcionalidades como Cash pooling, Gestión de intereses y Retención de impuestos, apoyándose en las soluciones estándar de SAP dentro del módulo de tesorería extendida y el valor de un partner especialista como CONVISTA.

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Caso de Éxito: Navantia utiliza Celonis Process Mining para su transformación digital

Por Joan Manel Guzmán Cañas, Sales Manager en CONVISTA Consulting Spain

Pulsa aquí para descargar el artículo publicado en el Nº60 de la revista AUSAPE

¿POR QUÉ CELONIS?

Navantia está inmersa en un profundo proceso de transformación orientado a la sostenibilidad de la empresa en el mercado del siglo XXI. El proceso abarca todas las áreas de la compañía y la innovación tecnológica es el componente principal del cambio. Esta transformación afecta a los procesos y a las personas, teniendo como objetivo una organización más ágil y más colaborativa, así como una renovada gestión del talento interno y externo.

En este contexto Navantia, con la ayuda de CONVISTA, utiliza la solución de Celonis Process Mining para mejorar la eficiencia operativa.

En la actualidad, donde la mayoría de los procesos se ejecutan digitalmente, es difícil para las empresas realizar un seguimiento del negocio y tomar decisiones analizando solo datos históricos.

Celonis brinda la posibilidad de analizar y mejorar los procesos de negocio a partir de la información existente en los sistemas corporativos.

Navantia intuía cuáles eran sus problemas, pero tenía dificultades para identificar claramente las causas fundamentales. Durante el proyecto, la compañía identificó algunas problemáticas en sus procesos que debían ser resueltas para optimizar su eficiencia. Actualmente, la solución de Celonis, le proporciona una transparencia total de la ejecución de los procesos y facilita la toma de decisiones basadas en datos.

EL PROYECTO

La primera pregunta que Navantia se hizo antes de implementar Celonis fue: ¿en qué procesos podemos encontrar ineficiencias fácilmente solucionables y que supongan un ahorro de costes? Se decidió por implementar Accounts Payable, Purchase-to-Pay y Warehouse Management.

Celonis proporciona una visión de los procesos navegables, filtrable y acompañada de los KPI más importantes, como volumetría de casos, tiempos de ejecución, ratios de automatización, cambios manuales, retrabajo, así como gráficos interactivos que muestran la tendencia y la distribución de estos valores desde varias dimensiones de análisis.

Con la transparencia proporcionada por Celonis, Navantia encontró, entre otros, que los cambios manuales ocurrían en un alto porcentaje de casos. Las causas principales se abordaron individualmente pudiendo determinar la solución más adecuada en cada caso, ya fuera mejorar la calidad de los datos maestros, introduciendo cambios en las reglas de aprobación, o mediante cambios organizativos.

Dentro del proceso Account Payables, la información del módulo SAP Fi se combinó con el módulo Opentext Vendor Invoice Management (VIM), permitiendo no solo ver si las facturas estaban bloqueadas o compensadas sino también los distintos estados durante la fase de aprobación.

TRABAJO EN EQUIPO

El departamento de sistemas de Navantia trabaja muy de cerca con las distintas áreas de negocio para agilizar y simplificar la ejecución de los procesos y conseguir la distribución de la información a toda la organización.

Desde este departamento se aporta una visión transversal de toda la compañía, revisando continuamente los procedimientos implementados. La colaboración estrecha entre los equipos de Navantia y CONVISTA permitió aprovechar de negocio del equipo interno con el profundo conocimiento de la solución de Celonis por parte del equipo de CONVISTA.

Joan Manel GuzmanCaso de Éxito: Navantia utiliza Celonis Process Mining para su transformación digital
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