Reporting de Grupo con S/4HANA

Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain

La consolidación en tiempo real y los datos validados de los estados financieros no tienen por qué quedarse en una visión, pueden hacerse realidad. Al eliminar los largos procesos de carga, análisis y conciliación y al utilizar el Diario Universal como única fuente de datos, se establece el camino hacia la consolidación de los estados financieros.

Desde el punto de vista técnico, la consolidación de los estados financieros se realiza mediante una arquitectura establecida de programas informáticos basada en prototipos fijos. Para determinados períodos de presentación de informes, los datos locales de las filiales se cargan desde los sistemas contables en el módulo de consolidación, lo que provoca una redundancia en los datos de transacción y los datos maestros. Además, estos informes de consolidación solo pueden elaborarse en fechas de presentación de informes predefinidas, por lo que los plazos temporales suelen ser bastante ajustados.

En el entorno actual, en el que se necesitan procesos financieros altamente eficientes, ya no es viable trabajar con tan poca flexibilidad. La nueva solución SAP S/4HANA Group Reporting reúne las mejores funciones de las soluciones de consolidación anteriores, permitiendo ejecutar los cierres de forma más rápida y eficaz.

SAP Group Reporting – la solución de consolidación integrada directamente en S/4HANA

SAP Group Reporting aúna la contabilidad financiera y los procesos de consolidación. Esto le permite acceder directamente a los datos maestros y a los datos de movimientos de S/4HANA para fines de consolidación, así como realizar validaciones y reconciliaciones.

Todos los datos se toman del Diario Universal de SAP S/4HANA, reduciendo la probabilidad de error y el tiempo de ejecución. Por último, pero no por ello menos importante, la presentación de informes del grupo permite el acceso a los datos en tiempo real, lo que abre oportunidades para un cierre continuo.

Los datos financieros clave pueden obtenerse en tiempo real y, si es preciso, consolidarse entre las fechas de presentación de informes, lo que permite gestionar el control del grupo con mayor eficacia.

Podemos ayudarle a aprovechar el potencial de las soluciones de consolidación de última generación de SAP. Al introducir una nueva solución de consolidación, tenemos en cuenta no solo su arquitectura financiera de TI, sino también sus procesos financieros y los requisitos de control específicos.

La introducción de SAP Group Reporting le permite realizar un cambio de paradigma en sus estados financieros consolidados:
• Acceso a los datos en tiempo real
• Cierre continuo. La gestión de datos redundantes se vuelve obsoleta
• Acceso rápido y directo a los datos financieros clave de las filiales para una gestión empresarial eficiente
• Generación de datos consistentes a lo largo del proceso de cierre, gracias al empleo del Diario Universal como única fuente de información
• Reducción del tiempo de cierre, optimizando los procesos de consolidación
• Eliminación de las rutinas de carga intensivas en TI
• Reducción de los procesos de coordinación y análisis que conllevan mucho tiempo
• Estandarización de los procesos financieros para crear transparencia en el proceso de cierre
• Realización de actividades de preconsolidación directamente en la fuente de los datos

Ahorre tiempo a su departamento financiero y evalúe el uso de SAP S/4HANA para la presentación de informes de grupo.

¿Qué soluciones se esconden detrás?

• SAP S/4HANA para el reporting de grupo (on premise o cloud)
• SAP Group Reporting Data Collection (cloud): componente opcional para la entrada de datos de informes basados en formularios (incluyendo mapeo y validación de datos)
• Proceso de transición preconfigurado de SAP EC-CS a SAP S/4HANA
• Integración en el proceso de planificación del grupo con SAP Analytics Cloud (SAC)
• Varias opciones de informes, como Fiori Analysis Reports (S/4HANA embedded Analytics), Analysis for Office o SAC

¿Por qué trabajar con nosotros?

• Expertos en el desarrollo de soluciones de consolidación y en la optimización de los procesos de cierre con más de 25 años de experiencia en el campo de los estados financieros consolidados de grupo e individuales.
• Experiencia basada en las mejores prácticas de proyectos de referencia y una estrecha colaboración con SAP en el desarrollo de nuevos sistemas para la elaboración de informes individuales y de grupo.
• Análisis completo de sus procesos técnicos y de negocio, organización de las áreas involucradas e implementación en el sistema de IT, todo desde un mismo proveedor.

El enfoque de todo el proceso desde la generación de datos hasta la presentación de informes se complementa con nuestra solución CONVISTA ConsPrep.

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SAP S/4 HANA Finance Extension Ledgers: Nuevas posibilidades de informes de gestión y contabilidad predictiva

Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain

Existe una creciente necesidad de elaborar informes financieros en función de diferentes requisitos, ya sean informes legales, de gestión o específicos de cada país. La nueva solución SAP S/4 HANA proporciona acceso a una única fuente fiable (single source of truth), ya que es capaz de ejecutar procesos masivos simplificando la tecnología, gracias a un sistema que elimina las réplicas, conciliaciones y redundancia de los datos.

SAP S/4 HANA Finance es una solución ERP desarrollada para ayudar en los procesos de planificación y contabilidad financiera, donde se pueden registrar todas las transacciones financieras en un libro principal y varios libros de contabilidad paralelos adicionales (libros estándar). Además, existe un nuevo concepto de libro de extensión (extension ledger) que se puede implementar para cumplir con los requisitos de informes de gestión.

¿Qué es un libro de extensión?

A diferencia de los libros estándar (principal o paralelos), el libro de extensión es un libro delta, es decir, que solo los ajustes se contabilizan en el libro de extensión. Como las contabilizaciones delta solo tienen sentido en combinación con las contabilizaciones originales, siempre se debe asignar un libro estándar al libro de extensión como libro de contabilidad subyacente. Cada vez que se realiza el reporting sobre el libro de extensión se accede a los datos del libro subyacente, mostrando los datos de los dos libros conjuntamente.

Ventajas del libro de extensión

• Adaptabilidad: Es una de las principales ventajas en comparación con el libro estándar. Se puede configurar rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de migración de datos, ya que simplemente hereda los registros históricos del libro estándar subyacente.
• Reutilización de informes existentes: Todos los informes que admiten libros de contabilidad también funcionan con libros de extensión. Esto también incluye las nuevas aplicaciones analíticas FIORI y los informes clásicos de GUI de SAP.
• Reducción de datos: El libro de extensión mantiene solo los valores delta y reduce por lo tanto significativamente el volumen de datos.

Además de los beneficios anteriores, es importante resaltar que el libro de extensión no es un reemplazo del libro estándar.

Por otro lado, también cuenta con algunas limitaciones:
• Sin contabilizaciones en cuentas asociadas a proveedores o clientes
• Sin contabilizaciones en cuentas con gestión de partidas abiertas
• Sin integración con la contabilidad de activos fijos
• Pocos procesos automáticos funcionan con el libro de extensión (asignaciones GL)

¿Qué aporta el libro de extensión a los informes de gestión?

Además de preparar los estados financieros para diferentes normas contables (NIIF), los requisitos de los informes de gestión en muchas compañías son bastante complejos. La mayor parte de la información necesaria proviene de libros de contabilidad estándar, pero generalmente es necesario reagrupar, ampliar o refinar los datos. En el pasado, se podría utilizar un libro especial en SAP ERP, un segundo libro paralelo, o simplemente añadir objetos de coste para abordar este tipo de requisitos. Sin embargo, ninguna de estas soluciones es óptima y cada una tiene sus problemas y limitaciones.

Gracias al libro de extensión en S/4 HANA podemos gestionar:
• Ajustes de informes de gestión interna
• Ajustes de entradas tras el cierre de los libros
• Ajustes de empresas matriz (TOS)
• Ajustes para fines fiscales

Simulaciones y contabilidad predictiva con libros de extensión

Además de utilizar un libro de extensión para realizar contabilizaciones financieras reales, existen otros dos tipos de libro de extensión: tipo predictivo y tipo simulación.

El libro de extensión predictivo permite predecir el impacto en la contabilidad financiera de procesos que todavía no tienen un reflejo contable, por ejemplo, en función de los pedidos de compras o ventas.

Con el libro de extensión simulación se pueden realizar simulaciones para el proceso de valoración de moneda extranjera, con el fin de ver el impacto de este proceso en los libros contables antes de realizar una ejecución real.

Conclusión

El nuevo concepto de libro de extensión en SAP S/4 HANA abre nuevas posibilidades para los informes de gestión, las simulaciones financieras y la contabilidad predictiva.

Además, SAP libera cada vez más innovaciones en S/4 HANA Finance basadas en los libros de extensión.

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