SAP S/4 HANA Finance Extension Ledgers: Nuevas posibilidades de informes de gestión y contabilidad predictiva

Por Gerhard Gilarowski, Project Manager en CONVISTA Consulting Spain

Existe una creciente necesidad de elaborar informes financieros en función de diferentes requisitos, ya sean informes legales, de gestión o específicos de cada país. La nueva solución SAP S/4 HANA proporciona acceso a una única fuente fiable (single source of truth), ya que es capaz de ejecutar procesos masivos simplificando la tecnología, gracias a un sistema que elimina las réplicas, conciliaciones y redundancia de los datos.

SAP S/4 HANA Finance es una solución ERP desarrollada para ayudar en los procesos de planificación y contabilidad financiera, donde se pueden registrar todas las transacciones financieras en un libro principal y varios libros de contabilidad paralelos adicionales (libros estándar). Además, existe un nuevo concepto de libro de extensión (extension ledger) que se puede implementar para cumplir con los requisitos de informes de gestión.

¿Qué es un libro de extensión?

A diferencia de los libros estándar (principal o paralelos), el libro de extensión es un libro delta, es decir, que solo los ajustes se contabilizan en el libro de extensión. Como las contabilizaciones delta solo tienen sentido en combinación con las contabilizaciones originales, siempre se debe asignar un libro estándar al libro de extensión como libro de contabilidad subyacente. Cada vez que se realiza el reporting sobre el libro de extensión se accede a los datos del libro subyacente, mostrando los datos de los dos libros conjuntamente.

Ventajas del libro de extensión

• Adaptabilidad: Es una de las principales ventajas en comparación con el libro estándar. Se puede configurar rápidamente y en cualquier momento sin necesidad de migración de datos, ya que simplemente hereda los registros históricos del libro estándar subyacente.
• Reutilización de informes existentes: Todos los informes que admiten libros de contabilidad también funcionan con libros de extensión. Esto también incluye las nuevas aplicaciones analíticas FIORI y los informes clásicos de GUI de SAP.
• Reducción de datos: El libro de extensión mantiene solo los valores delta y reduce por lo tanto significativamente el volumen de datos.

Además de los beneficios anteriores, es importante resaltar que el libro de extensión no es un reemplazo del libro estándar.

Por otro lado, también cuenta con algunas limitaciones:
• Sin contabilizaciones en cuentas asociadas a proveedores o clientes
• Sin contabilizaciones en cuentas con gestión de partidas abiertas
• Sin integración con la contabilidad de activos fijos
• Pocos procesos automáticos funcionan con el libro de extensión (asignaciones GL)

¿Qué aporta el libro de extensión a los informes de gestión?

Además de preparar los estados financieros para diferentes normas contables (NIIF), los requisitos de los informes de gestión en muchas compañías son bastante complejos. La mayor parte de la información necesaria proviene de libros de contabilidad estándar, pero generalmente es necesario reagrupar, ampliar o refinar los datos. En el pasado, se podría utilizar un libro especial en SAP ERP, un segundo libro paralelo, o simplemente añadir objetos de coste para abordar este tipo de requisitos. Sin embargo, ninguna de estas soluciones es óptima y cada una tiene sus problemas y limitaciones.

Gracias al libro de extensión en S/4 HANA podemos gestionar:
• Ajustes de informes de gestión interna
• Ajustes de entradas tras el cierre de los libros
• Ajustes de empresas matriz (TOS)
• Ajustes para fines fiscales

Simulaciones y contabilidad predictiva con libros de extensión

Además de utilizar un libro de extensión para realizar contabilizaciones financieras reales, existen otros dos tipos de libro de extensión: tipo predictivo y tipo simulación.

El libro de extensión predictivo permite predecir el impacto en la contabilidad financiera de procesos que todavía no tienen un reflejo contable, por ejemplo, en función de los pedidos de compras o ventas.

Con el libro de extensión simulación se pueden realizar simulaciones para el proceso de valoración de moneda extranjera, con el fin de ver el impacto de este proceso en los libros contables antes de realizar una ejecución real.

Conclusión

El nuevo concepto de libro de extensión en SAP S/4 HANA abre nuevas posibilidades para los informes de gestión, las simulaciones financieras y la contabilidad predictiva.

Además, SAP libera cada vez más innovaciones en S/4 HANA Finance basadas en los libros de extensión.

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SAP is sexy – Características de SAP Fiori

Desde hace un tiempo SAP lleva insistiendo en la idea de mejorar la experiencia de usuario al utilizar sus aplicaciones. En este contexto surge SAP Fiori, como un conjunto de aplicaciones que harán a los usuarios disfrutar de una experiencia más fácil, personalizada e intuitiva y que además es compatible con múltiples dispositivos.

Con SAP Fiori se reduce el tiempo de gestión de cada proceso, logrando así aumentar la productividad y por tanto la satisfacción de los usuarios respecto al trabajo diario. La calidad de los datos se ve mejorada, ya que resulta más fácil introducir la información requerida en el sistema. Por otro lado, al ser un sistema más sencillo e intuitivo basado en roles, los costes de formación de los usuarios también se ven reducidos.

Gracias a las herramientas de desarrollo de SAP se pueden construir diversas aplicaciones de manera personalizada. El diseño de estas aplicaciones ha de seguir ciertas directrices, como que sea coherente, basado en roles, simple, que facilite el trabajo de los usuarios y sea accesible sin importar el dispositivo que se esté usando en ese momento.

Sap Fiori supone una nueva forma de interactuar con un sistema ERP, lo que se traduce en un impacto directo en la implementación de SAP, teniendo en cuenta las responsabilidades de los usuarios a lo largo de las diferentes áreas funcionales de una organización.

Esta tecnología aplicada a SAP Simple Finance ayuda a una gestión de los pagos y los cobros más eficiente y en tiempo real, reduciendo el tiempo dedicado a la realización de estas tareas, simplificando los procesos y facilitando la labor de los departamentos financieros. Un ejemplo de ello puede verse aquí:

Tal y como anunciaba Gartner hace ya algunos meses, la cuestión no es si adoptar SAP Fiori o no, sino de cuándo y cómo. Aunque los clientes actuales de SAP no están obligados a adoptar SAP Fiori, parece ser que es solo cuestión de tiempo que finalmente terminen haciéndolo.
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Mejorar la experiencia de usuario con SAP Screen Personas

Que SAP es feo, poco intuitivo y no muy atractivo a simple vista son algunas de las quejas que se oyen de los usuarios bastante a menudo. Sin embargo, desde hace ya un par de años SAP está poniendo remedios para solucionar esta situación y hacer que la experiencia del usuario sea más positiva.

Precisamente con SAP Screen Personas se puede personalizar la interfaz de SAP en función de los roles y preferencias de cada usuario, sin necesidad de programación, facilitando de este modo el trabajo diario, proporcionando más agilidad en los procesos y aumentando en consecuencia la productividad y la usabilidad de SAP.

¿Pero, qué ventajas ofrece SAP Screen Personas?

  • Simplificación y personalización de pantallas según roles
  • Entrada de datos más rápida y flexible
  • Reducción de costes de formación
  • Aumento de la calidad de los datos

SAP Screen Personas

Al ser más intuitivo, los usuarios adoptan el sistema de forma fácil y rápida, sin necesidad de memorizar complicadas transacciones. También ayuda a simplificar los modelos de negocio, al reducir el número de pantallas necesarias para realizar una acción y por tanto agilizando la toma de decisiones.

La actual versión SAP Screen Personas 3.0 está construida en SAP GUI para HTML5, basada en JavaScript y cuenta con una arquitectura simplificada, añadiendo más funcionalidad al back-end para mejorar el rendimiento. Además, también es posible la personalización de SAP S/4 HANA a través de la plataforma SAP FIORI.

SAP Screen Personas forma parte de un proceso de mejora que parte de la identificación de los procesos de una compañía, pasando por la simplificación de los mismos, el análisis de los datos y la construcción de las pantallas, para por último, automatizar aquellos procesos que sean necesarios. Para lograrlo, será necesaria la implicación de un experto en procesos de negocio, que se encarga de determinar los roles, las tareas y las necesidades de los usuarios; un experto en diseño, que se encargará de crear una solución preliminar así como de validar los aspectos técnicos. Por último el experto en SAP Screen Personas será quien lleve a cabo la implementación de la solución.

Se puede consultar más información sobre el tema en el siguiente enlace.

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